Cada clave de tolerancia en SAP MM es, en el fondo, una decisión sobre cuánto riesgo estás dispuesto a aceptar sin que nadie lo revise. En este artículo te explico qué es cada tipo de tolerancia y cómo funciona — y por qué esos márgenes pocas veces los fijó alguien con autoridad real para hacerlo.
Qué es una tolerancia en SAP MM
En el módulo MM, una tolerancia es un conjunto de reglas que define hasta qué punto se permiten diferencias entre los documentos que intervienen en el proceso de compras: pedidos, entradas de mercancía y facturas. Es la forma que tiene SAP de decidir si una diferencia se acepta automáticamente o se bloquea para revisión manual.
No quieres que el sistema frene una factura por una diferencia de 0,05 €, pero tampoco puedes dejar pasar desvíos importantes sin control. Ese equilibrio se define clave por clave.
Las claves de tolerancia, una por una
Líneas con o sin referencia a pedido:
- AN (Sin pedido): importe máximo aceptable cuando no hay pedido asociado a una posición de factura. Si se excede, SAP bloquea la factura.
- AP (Con pedido): misma validación, para posiciones ligadas a un pedido.
Diferencias mínimas e inevitables:
- BD: si la diferencia entre el total de la factura y lo esperado es mínima, SAP la compensa automáticamente sin bloquear.
Proporciones de cantidad:
- BR y BW: analizan diferencias en proporciones de cantidad entre lo pedido, lo entregado y lo facturado. Si la desviación es excesiva, SAP reacciona.
- DQ: entra en acción cuando hay exceso en la cantidad facturada frente a la entregada, y evalúa si el importe resultante está dentro de lo permitido.
- DW: si se factura una posición de pedido sin haber recibido nada aún, SAP puede bloquear la factura salvo que se le indique lo contrario.
Costes indirectos:
- KW: valida que los costes indirectos facturados coincidan con los planificados, dentro de un margen.
- LA: controla que el valor total facturado no sobrepase el límite global del pedido.
- LD: evalúa desviaciones temporales, comparando la fecha de la factura con el período de validez del pedido.
Precio y plazo:
- PP (Precio): el precio facturado no puede alejarse demasiado del precio del pedido.
- PS (Precio estimado): mismo criterio, cuando el pedido tenía un precio marcado como estimado.
- ST (Plazo): compara la fecha de factura con la fecha planificada de entrega y evalúa si la diferencia es tolerable según el importe.
- VP (Precio de imputación): calcula el nuevo precio medio resultante de la entrada en stock y avisa si hay desvío considerable frente al precio anterior.
Cada clave es una decisión de riesgo, no un ajuste técnico
Aquí está lo que el listado de claves no dice por sí solo: cada margen que configuras es, literalmente, la cantidad de dinero que tu empresa está dispuesta a dejar pasar sin revisión humana. PP determina cuánto sobreprecio se acepta sin que nadie lo mire. DW determina si se puede pagar una factura sin haber verificado que la mercancía llegó. Eso no es parametrización de sistema — es una política de riesgo financiero, con la diferencia de que normalmente no se ha discutido como tal.
En la práctica, estos márgenes casi nunca los define Finanzas ni la dirección. Los deja configurados el consultor que hizo la implantación, con valores por defecto o «razonables», y ahí se quedan — a veces durante años, sin que nadie los revise cuando cambia el volumen de compras, el número de proveedores o el nivel de riesgo que la empresa está dispuesta a asumir.
Lo que se paga por no tratarlo como decisión
Si DW se configura mal, aparecen cientos de facturas bloqueadas porque la entrada de mercancía no se registró a tiempo, aunque la factura sea legítima — más trabajo para Finanzas, más tickets a soporte SAP, proveedores sin cobrar a tiempo. Es el escenario visible.
El escenario invisible es el contrario: un margen de PP demasiado laxo deja pasar sobreprecios sistemáticos sin que salte ninguna alerta, porque técnicamente están «dentro de tolerancia». Nadie lo va a detectar revisando SAP — el sistema está haciendo exactamente lo que se le configuró que hiciera.
La pregunta que debería responder cada tolerancia
No es «¿qué valor pongo aquí?». Es: ¿quién tiene autoridad para fijar este margen, con qué criterio de riesgo, y cuándo fue la última vez que se revisó? Si la respuesta es «lo decidió el consultor en la implantación y no se ha tocado desde entonces», esa es la revisión pendiente — no un ajuste de configuración, sino una decisión de gobierno que alguien tiene que asumir como propia.