Imagina que estás en medio de un proceso logístico complejo. Han llegado mercancías, el proveedor ha enviado su factura, y tu sistema ERP –en este caso, SAP– empieza a levantar alertas. ¿Qué sucede? Una pequeña diferencia de céntimos entre lo pedido, lo recibido y lo facturado está bloqueando el flujo. ¿De verdad algo tan insignificante puede frenar toda una operación? La respuesta es sí… a menos que hayas configurado correctamente las tolerancias en SAP MM.
Hoy vamos a ver el impacto directo que que tiene en la eficiencia y productividad de cualquier empresa las tolerancias. Vamos a ver los tipos de tolerancia en SAP MM, qué son, cómo funcionan y porqué entenderlas.
Tipos de tolerancia en SAP MM
En el entorno SAP, especialmente dentro del módulo SAP MM, una tolerancia es un conjunto de reglas que define hasta qué punto se permiten diferencias entre los documentos que intervienen en el proceso de compras: pedidos, entradas de mercancía y facturas. En otras palabras, es la forma que tiene SAP de decidir si una diferencia es aceptable o no.
Estas reglas son fundamentales porque permiten automatizar la verificación de facturas y evitar bloqueos innecesarios. Piénsalo así: no quieres que tu sistema frene una factura por una diferencia de 0,05 €, pero tampoco puedes permitir desvíos importantes sin control.
¿Por qué necesitas diferentes tipos de tolerancia?
No todas las operaciones tienen el mismo peso financiero, ni todas las desviaciones significan lo mismo. Facturar 100 € más en una compra de 100.000 puede ser irrelevante, pero esa misma diferencia en una factura de 200 es crítica. SAP lo entiende y por eso ofrece un abanico de claves de tolerancia configurables, cada una con su lógica y su enfoque.
Estas claves permiten adaptar el comportamiento del sistema a distintas situaciones, y configuran los límites aceptables para diferencias de cantidad, precio, fechas o incluso líneas sin referencia a pedido.
Cómo funcionan las tolerancias
Para hacerlo comprensible, vamos a recorrer las principales claves de tolerancia que SAP ofrece por defecto. Y no te preocupes si alguna parece técnica, la clave está en entender el “para qué” detrás del “cómo”.
Una factura puede tener líneas con o sin referencia a pedido. Para esos casos:
- AN (Sin pedido): Controla el importe máximo que se puede aceptar cuando no hay un pedido asociado a una posición de factura. Si se excede, SAP bloquea la factura.
- AP (Con pedido): Hace la misma validación, pero en posiciones que sí están ligadas a un pedido.
Cuando hablamos de pequeñas diferencias inevitables:
- BD es una joya. Si la diferencia entre el total de la factura y lo que se esperaba es mínima, SAP la compensa automáticamente sin bloquear ni interrumpir procesos.
Pero no todo es blanco o negro. Hay muchas zonas grises en logística, especialmente en temas de cantidades:
- BR y BW analizan diferencias en proporciones de cantidad entre lo pedido, lo entregado y lo facturado. Si esas proporciones se desvían demasiado, SAP reacciona.
- DQ entra en acción cuando hay un exceso en la cantidad facturada frente a la entregada, y evalúa si el monto resultante está dentro de lo permitido.
- DW es un poco más drástica: si se factura una posición de pedido sin haber recibido nada aún, SAP puede bloquear la factura salvo que se le indique que no lo haga.
En cuanto a los costes indirectos, SAP no se queda atrás:
- KW valida que los costes indirectos facturados coincidan con los planificados, dentro de ciertos márgenes.
- LA controla que el valor total facturado no sobrepase el límite global del pedido.
- LD evalúa desviaciones temporales, comparando la fecha de la factura con el período de validez del pedido.
Y por supuesto, llegamos a uno de los grandes protagonistas: el precio.
- PP (Precio) se asegura de que el precio facturado no se aleje demasiado del precio del pedido.
- PS (Precio estimado) entra en juego si el pedido tenía un precio marcado como estimado, aplicando criterios similares.
- ST (Plazo) compara la fecha de factura con la fecha planificada de entrega y evalúa si la diferencia es tolerable según el importe.
- VP (Precio de imputación) calcula el nuevo precio medio resultante de la entrada en stock y avisa si hay un desvío considerable frente al precio anterior.
Todo esto parece mucho –y lo es–, pero en realidad, cada clave tiene una lógica muy específica y está diseñada para evitar errores graves o pérdidas innecesarias.
Cuál es el impacto de las tolerancias
Aunque a primera vista las tolerancias pueden parecer simples reglas técnicas, pero tienen un impacto directo en la productividad, el control financiero y la eficiencia operativa de una organización.
Una buena configuración de tolerancias permite automatizar procesos contables, reducir la necesidad de intervención manual y evitar bloqueos innecesarios que retrasan pagos y afectan relaciones con proveedores.
Por ejemplo, si configuras mal la clave DW, podrías tener cientos de facturas bloqueadas simplemente porque aún no se registró la entrada de mercancía, aunque la factura sea válida. Esto significa más trabajo para Finanzas, más tickets para el equipo de soporte SAP, y proveedores molestos porque no les pagas a tiempo.
Ventajas y Desafíos
La primera gran ventaja es la automatización inteligente. Con márgenes bien definidos, el sistema valida las facturas de forma autónoma y solo te alerta cuando hay algo que realmente merece atención.
La segunda es la mejora en el flujo de caja y la relación con proveedores. Si las facturas no se bloquean por detalles menores, los pagos fluyen y se reducen disputas.
Además, ayuda a fortalecer la gobernanza financiera, ya que las tolerancias bien configuradas evitan que se paguen montos indebidos o que se acumulen errores en los cierres contables.
Por supuesto, no todo es sencillo. El gran reto está en definir los márgenes correctos para cada tipo de transacción. Si eres demasiado estricto, bloquearás de más. Si eres muy laxo, abrirás la puerta a errores o incluso fraudes.
Y como siempre, el éxito está en el equilibrio.
Como ves, puede que las tolerancias en SAP MM no sean lo más glamoroso del sistema. No tienen gráficos interactivos, ni dashboards espectaculares. Pero son una de esas piezas clave que, bien configuradas, hacen que todo fluya. Por eso, entender a fondo estas claves y su impacto es una oportunidad para elevar la eficiencia operativa de tu organización.
