Hay un patrón que se repite habitualmente. Tienes cinco iniciativas digitales abiertas y ninguna termina. El proyecto del nuevo CRM lleva seis meses «casi listo». La automatización de backoffice está «pendiente de datos». El piloto de analítica sigue siendo piloto. Cada semana aparecen urgencias nuevas. Los equipos están saturados. Los plazos se alargan. Y «lo digital» se queda atrapado en PowerPoints brillantes o en demos eternas que nunca llegan a producción.
El problema no es falta de presupuesto, equipo o herramientas. El problema es exceso de WIP.
WIP —Work In Progress, trabajo en curso— es todo lo que has iniciado pero que todavía no genera valor. En transformación digital, el WIP funciona exactamente igual que el inventario en una fábrica: cuesta dinero hasta que se convierte en valor real. Cada iniciativa abierta consume tiempo, atención, coordinación y caja. Y si no terminas, no cobras.
Este artículo explica qué es el WIP y por qué bloquea tu transformación digital, por qué el exceso te está frenando y cómo puedes controlarlo con un gobierno mínimo.
Qué es el WIP y por qué bloquea tu transformación digital
Haz este test rápido y responde SÍ o NO a estas preguntas:
- ¿Tienes más de seis iniciativas digitales abiertas de forma simultánea?
- ¿Hay alguna que lleve más de seis meses «en curso» sin estar en producción?
- ¿Recibes urgencias digitales nuevas cada semana que desplazan lo planificado?
- ¿Tus equipos están saturados pero pocas cosas se terminan?
- ¿Usas palabras como «piloto», «PoC» o «pendiente de…» más de lo que te gustaría?
Si has respondido SÍ a tres o más preguntas, tienes un problema grave de WIP.
Si has respondido SÍ a una o dos, estás en zona de riesgo.
Si has respondido NO a todas, o tienes el WIP bajo control —bien— o no lo estás midiendo bien.
Qué es realmente el WIP en transformación digital
«Nuestro problema es falta de recursos. Si tuviéramos más gente o más presupuesto, terminaríamos más rápido.»
Sabes que con más recursos y sin límites de WIP solo abrirás más cosas. El problema no es capacidad, es dispersión. Tienes demasiadas tareas que no cierras y eso es lo que debes hacer.
WIP es cualquier trabajo iniciado pero no terminado. No desplegado. No usado. No generando valor. En una cadena de montaje es más visible: piezas a medio montar. En digital es invisible y se acumula en todas partes:
- Tickets y mejoras pendientes de cierre.
- Integraciones de ERP, CRM o gestión documental iniciadas pero no completadas.
- Pilotos y pruebas de concepto sin fecha de finalización.
- Aprobaciones bloqueadas en seguridad, legal o proveedores.
- Desarrollos «pendientes de datos» o «pendientes de decisión».
- Automatizaciones a medias esperando la siguiente fase.
Y es que en digital casi todo el coste ocurre antes del valor. Pagas licencias, consultores, horas internas y tecnología desde el día uno. El ROI solo llega cuando algo está en uso no sólo terminado. El WIP es, por tanto, el trabajo ya comprometido que todavía no te devuelve nada.
Por qué el exceso de WIP te está costando dinero
«Todo lo que tenemos abierto es importante. No podemos parar nada.»
La realidad es más dura: si todo es importante, nada es importante. Hacer todo a la vez garantiza que nada se termine. Y lo que no se termina, no genera valor. Cuanto más WIP mantienes abierto, más lento y caro se vuelve todo.
Los equipos viven en cambio constante de contexto. Saltan de una iniciativa a otra. Cada salto implica arranque, reuniones y re-sincronización. Algo que podría cerrarse en dos semanas se estira a meses. La coordinación se multiplica y todo se mezcla: prioridades, recursos compartidos y dependencias.
Aparecen colas y bloqueos. Una iniciativa espera a legal. Otra espera datos. Otra espera una decisión de arquitectura. Mientras pagas, la organización abre cosas nuevas «mientras esperamos». El resultado es más WIP. El valor se retrasa. Una integración que lleva ocho meses abierta podría estar generando ahorro desde hace seis. Cada mes de retraso es dinero que no entra. Y, con el tiempo, se pierde credibilidad interna. Cuando nada se termina, la organización deja de creer en «lo digital».
Esto mata adopción y compromiso.
Cómo aplicar límites de WIP con gobierno mínimo
«Esto suena a metodología ágil. Necesito consultores expertos.»
Limitar WIP no es una metodología. Es dirección. Si sabes decir «ahora no» y llevar una hoja de cálculo, puedes hacerlo. Yo prefiero usar otras herramientas pero, con una simple hoja de cálculo puedes.
Empieza definiendo tres a cinco líneas de valor claras. Por ejemplo: Ventas y Cliente, Operaciones, Finanzas y Cumplimiento, Personas y HR.
Después, pon límites explícitos. Máximo una o dos iniciativas activas por línea de valor. No más. Si quieres meter algo nuevo, primero terminas o paras algo. Imponte una regla clara y simple: si no cierras, no abres.
Cambia el lenguaje de proyectos por el de entregas. Olvida proyectos de seis meses. Exige entregas verificables cada dos a cuatro semanas. El «proyecto CRM» que hablaba antes se convierte en integración operativa con ventas, dashboard de pipeline funcionando o automatización de seguimiento activa.
Cuando alguien diga que algo necesita seis o doce meses, recuerda: «Divide y vencerás». Todo se puede partir en entregas cortas. Si no puedes, no has decidido qué valor entregar primero.
Mi recomendación es:
- Monta un tablero simple de cuatro columnas en una hoja compartida: Pendiente, En curso (respetando límites de WIP), Bloqueado (con responsable y fecha) y Hecho (desplegado y usado). Un kanban muy sencillo.
- Añade una reunión semanal de 30 minutos. Tres preguntas: qué se terminó, qué está bloqueado (y quién lo desbloquea), y qué entra ahora (y qué sale para hacerle sitio). Sin esta reunión, el WIP crece sin control.
- Ataca el WIP fantasma. Pilotos eternos, PoCs sin decisión, «pendiente de…». Pon caducidad: si en 30 días no decides continuar o cerrar, se pausa automáticamente.
- Trata las dependencias como riesgo activo. Cada bloqueo debe tener responsable, próxima acción y fecha. «Estamos en ello» no vale sin deadline.
- Y cambia los incentivos. Reconoce cierres. Deja de celebrar kickoffs y demos. Celebra producción y uso real.
KPIs mínimos para dirigir la transformación
No te fies de los informes de «avance» sin entregas terminadas. No deja de ser humo que no se termina nunca.
Algunos KPIs que puedes medir son:
- throughput (entregas que llegan a producción).
- lead time hasta producción.
- WIP total.
- porcentaje de WIP bloqueado —si supera el 30% tienes un problema serio-.
- edad del WIP —más de 60 o 90 días es zombi—.
- retrabajo y adopción real semanas después del despliegue.
Si tienes que simplificar, quédate con estos 4 KPIs: throughput, lead time, porcentaje bloqueado y adopción.
Diagnóstico operativo rápido
Con esta tabla te propongo acciones concretas para recuperar el WIP. Como ves, el objetivo no es «correr más» sino terminar más, antes y con más impacto, haciendo explícitos los trade-offs
| Síntoma | Diagnóstico | Acción |
|---|---|---|
| Mucho “En curso”, poco “Hecho” | Exceso de WIP | Baja límites. Regla “si no cierras, no abres” |
| Lead Time sube aunque “trabajáis más” | Colas y dependencias | 1 semana sin iniciar nada nuevo: solo terminar |
| % WIP bloqueado >30% | Decisiones, datos, arquitectura, proveedores | “Semana de desbloqueo”: cero nuevas iniciativas |
| Urgencias constantes | Falta control de entrada | Cola única de intake + cada urgencia desplaza otra cosa |
| Retrabajo alto | Requisitos vagos, pruebas tardías | Definition of Done mínimo + feedback temprano (cada 2 semanas) |
| Producción alta, adopción baja | Outputs > outcomes | KPI adopción obligatorio + plan de comunicación/formación |
| Iniciativas zombi >90 días | Falta sponsor o cierre | Caducidad: mata o pausa con motivo documentado |
Checklist para tomar control
Por añadir más contenido a la tabla, te dejo este checklist para que empieces a trabajarlo:
- Inventario completo de iniciativas abiertas, en curso, bloqueadas.
- Tablero de cuatro columnas en una hoja compartida.
- Límites de WIP por línea de valor, una o dos iniciativas activas como máximo.
- Reunión semanal de 30 minutos centrada en cierres y bloqueos.
- Cuatro KPIs claros: throughput, lead time, porcentaje de WIP bloqueado y adopción.
- Eliminar dos o tres iniciativas zombi con más de 90 días sin avance real.
La regla es simple: si no cierras, no abres. Todo lo demás es ruido.
Te leo en comentarios.
