Implementar un sistema paperless en una empresa puede parecer una tarea sencilla, pero cuando entras en detalle, te das cuenta de que cada departamento maneja una cantidad considerable de documentación con tipologías muy diferentes. Hoy quiero hablarte específicamente del tipo de documentación en SAP HCM, la gestión documental que se puede manejar en este módulo y cómo puedes integrar estos documentos en un sistema digital eficiente.
Tipo de documentación en SAP HCM
Si estás iniciándote en la consultoría SAP, seguramente ya sabes que SAP HCM es el módulo encargado de gestionar todo lo relacionado con el talento humano dentro de una empresa. Desde la contratación hasta la nómina, pasando por evaluaciones de desempeño y beneficios, cada proceso genera documentación que debe ser organizada y accesible para los usuarios adecuados. Aquí es donde entra en juego el concepto de «paperless» o gestión sin papel.
Un sistema paperless bien implementado no solo reduce la dependencia del papel, sino que también optimiza los procesos internos, mejora la seguridad de la información y facilita el acceso a los documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar. Pero para lograrlo, primero hay que identificar qué documentos se generan en cada proceso dentro del departamento de Recursos Humanos.
- Documentos relacionados con el reclutamiento
- Cuando una empresa busca nuevos talentos, se generan diversos documentos que deben ser gestionados correctamente:
- Petición de nuevos recursos: Documento interno donde se justifica la necesidad de contratar a un nuevo empleado.
- Currículum del candidato: Recopilación de la experiencia y formación de los aspirantes.
- Calificaciones y certificaciones: Archivos que acreditan los estudios y habilidades del candidato.
- Valoración del candidato: Resultados de entrevistas, pruebas y cualquier otra evaluación realizada durante el proceso de selección.
- Documentos de gestión de viajes
- Para muchas empresas, los viajes de negocios son una parte fundamental de su operativa. Cada uno de estos desplazamientos genera documentos que deben ser correctamente archivados en el sistema:
- Solicitud de viajes: Documento que debe aprobarse antes de realizar cualquier desplazamiento.
- Facturas de transporte: Tickets de avión, tren, autobús o cualquier otro medio de transporte utilizado.
- Facturas de hotel: Comprobantes de alojamiento.
- Facturas de comidas y otros gastos: Recibos de comidas, taxis y cualquier otro gasto relacionado con el viaje.
- Documentos de administración de personal
- Una vez que un empleado ha sido contratado, hay una serie de documentos administrativos que deben gestionarse correctamente:
- Certificaciones del personal: Documentación que acredita la formación y habilidades de los empleados.
- Permisos de trabajo: En caso de empleados extranjeros, estos documentos son fundamentales.
- Contrato de trabajo: Acuerdo legal entre la empresa y el empleado.
- Referencias: Cartas de recomendación o historial laboral del empleado.
- Fotografías: Para registros internos y credenciales.
- Documentos de recursos humanos
- Los documentos relacionados con la gestión del talento y la compensación de los empleados son esenciales para la operación diaria del departamento:
- Nóminas: Comprobantes de pago mensual o quincenal.
- Registro de seguro médico y beneficios sociales: Documentación de los planes de salud y beneficios adicionales ofrecidos a los empleados.
- Formulario de nóminas: Reportes detallados de los pagos realizados a cada trabajador.
- Horario y vacaciones: Registro de asistencia, permisos y días de descanso de cada empleado.
Una vez que identificamos los documentos clave, el siguiente paso es definir una estrategia para digitalizarlos e integrarlos en SAP HCM. Aquí te dejo algunas recomendaciones prácticas:
- Definir un proceso de digitalización estructurado
- Cada documento debe contar con un formato estándar y un flujo de almacenamiento bien definido dentro del sistema. Por ejemplo, los currículums pueden almacenarse dentro del perfil de cada candidato en SAP SuccessFactors, mientras que los contratos laborales pueden estar en un repositorio central accesible solo para los responsables de RRHH.
- Utilizar herramientas de gestión documental integradas
- SAP ofrece varias soluciones para la gestión documental, como SAP Document Management System (DMS) y SAP Extended ECM. Estas herramientas permiten almacenar, clasificar y recuperar documentos de manera eficiente.
- Automatizar procesos mediante flujos de trabajo
- Integrar flujos de trabajo automatizados dentro de SAP HCM ayuda a reducir el tiempo de gestión documental. Por ejemplo, cuando se sube un contrato de trabajo, el sistema puede enviar automáticamente una notificación al empleado y a su supervisor.
- Garantizar la seguridad y cumplimiento normativo
- Uno de los principales retos de la digitalización documental es la seguridad. Es fundamental definir accesos y permisos adecuados para cada tipo de documento, asegurando el cumplimiento de regulaciones como el GDPR en Europa o la LFPDPPP en México.
- Capacitar a los usuarios
- Un sistema paperless solo será efectivo si los empleados y consultores SAP saben cómo utilizarlo correctamente. Implementar sesiones de formación y crear manuales de uso dentro de SAP puede marcar la diferencia.
- Mayor eficiencia operativa: Se reducen los tiempos de búsqueda y gestión de documentos.
- Acceso rápido y seguro: Los documentos están disponibles en cualquier momento y desde cualquier dispositivo autorizado.
- Reducción de costos: Menos papel, menos impresoras y menos almacenamiento físico.
- Cumplimiento normativo: Un mejor control de acceso y almacenamiento asegura el cumplimiento de normativas de protección de datos.
- Sostenibilidad: Menos consumo de papel significa una menor huella ecológica.
Adoptar un enfoque paperless en la gestión de documentos de Recursos Humanos ofrece múltiples ventajas, entre ellas: