La gestión de proyectos y la entrega de productos o servicios es un reto constante para cualquier Delivery Manager. La capacidad de priorizar tareas correctamente puede marcar la diferencia entre un proyecto exitoso y uno que fracasa por retrasos, cambios imprevistos o una mala distribución del esfuerzo. Por eso en este episodio, vamos a ver las mejores técnicas de priorización para entregas a tiempo de forma más eficiente, enfrentando los desafíos más comunes y utilizando herramientas adecuadas.
Técnicas de priorización para entregas a tiempo
Pues cómo iba comentando, existen técnicas para priorizar tareas y poder realizar las entregas a tiempo, pero antes de ver las técnicas es importante conocer los problemas más comunes que tenemos los delivery manager al priorizar las tareas.
- Tareas urgentes vs Tareas importantes
- Uno de los errores más comunes es confundir lo urgente con lo importante. Lo urgente requiere acción inmediata, pero no siempre es importante para el éxito del proyecto. En cambio, lo importante aporta valor a largo plazo y está alineado con los objetivos estratégicos.
- Imagina un bug en producción. Es urgente e importante, sin embargo investigar una nueva funcionalidad es importante, pero no urgente.
- Expectativas de Stakeholders
- Los stakeholders pueden presentar nuevas solicitudes de última hora, alterando la planificación y desviando recursos de tareas prioritarias.
- Por ejemplo: Un cliente clave puede pedir una funcionalidad adicional que no estaba contemplada en el backlog, generando presión para incluirla en la entrega inmediata.
- Entornos ágiles cambiantes
- La metodología ágil requiere flexibilidad, pero los cambios constantes pueden generar caos si no se manejan correctamente.
- Piensa que un sprint bien planificado puede verse afectado por un cambio de requisitos, obligando a replantear prioridades y redistribuir el esfuerzo.
- Falta de visibilidad en dependencias
- No prever cuellos de botella y dependencias entre tareas puede afectar gravemente la entrega.
- Este caso es la típica tarea depende de otra que aún no está finalizada, se pueden generar bloqueos que retrasen el proyecto.
Como ves estos problemas en las entregas, se pueden evitar usando diferentes técnicas de priorización de tareas
- Matriz de Eisenhower
- Esta técnica permite clasificar tareas en cuatro categorías:
- Importante y urgente: Se debe resolver de inmediato.
- Importante pero no urgente: Planificar su ejecución.
- Urgente pero no importante: Delegar.
- Ni urgente ni importante: Eliminar o posponer.
- De esta manera puedes clasificar las tareas y puedes priorizarlas con un criterio.
- Método MoSCoW (Must, Should, Could, Won’t)
- Este método clasifica las tareas en:
- Must (Debe hacerse): Esencial para el proyecto.
- Should (Debería hacerse): Importante, pero no crítico.
- Could (Podría hacerse): Beneficioso, pero no prioritario.
- Won’t (No se hará ahora): Se descarta o pospone.
- Por poner un ejemplo que pueda aclararlo; en el desarrollo de una aplicación móvil, la autenticación de usuarios es un «Must», mientras que la personalización de colores de la interfaz es un «Could».
- Weighted Shortest Job First (WSJF)
- Este método se usa en Scaled Agile Framework (SAFe) y prioriza tareas según la fórmula:
WSJF = (Valor del Negocio + Urgencia del Tiempo) / Duración del Trabajo - Por poner un ejemplo, si una funcionalidad impacta directamente la facturación y es rápida de implementar, debe ejecutarse antes que una más compleja con menor impacto.
- Priorización basada en OKRs y KPIs
- Alinear tareas con Objetivos Clave (OKRs) y Métricas de Éxito (KPIs) permite enfocar esfuerzos en lo que realmente aporta valor.
- Por seguir con los ejemplos, un equipo prioriza tareas en función de su impacto en la tasa de retención de usuarios.
- La regla 80/20 (Principio de Pareto)
- El 80% de los resultados provienen del 20% de las acciones. Aplicar esta regla ayuda a identificar qué tareas tienen el mayor impacto.
- Piensa que si la mayoría de los errores en un sistema provienen de una sola funcionalidad, solucionarla tendrá un impacto mayor que mejorar otras partes menos problemáticas.
- Kanban y límites de Work In Progress (WIP)
- Usar Kanban con límites de trabajo en proceso evita la multitarea excesiva y mejora la eficiencia.
- Ampliare en otros episodios este tema, pero por clarificarlo, este metodología consiste en limitar tareas activas en herramientas como Jira o Trello. Esto obliga al equipo a finalizar antes de iniciar nuevas tareas.
Lo que si es muy importante que sigas estas buenas prácticas para no bloquearte y no conseguir avanzar:
- Evita la parálisis por análisis: No busques la perfección absoluta, toma decisiones basadas en datos y ajusta sobre la marcha.
- Revisa prioridades regularmente: Lo importante hoy puede no serlo mañana, así que ajusta la planificación continuamente.
- Gestiona expectativas: Comunica cambios de prioridades con stakeholders para evitar sorpresas y resistencias.
Con estas técnicas y herramientas, mejorarás la priorización en la gestión de proyectos, asegurando entregas puntuales y equipos más eficientes. ¡Ponlas en práctica y notarás la diferencia!
Hasta aquí el episodio de hoy.