Actualizar un ERP como SAP puede ser una tarea desafiante, especialmente cuando la compañía lleva varios años utilizando el sistema, con grandes volúmenes de datos y numerosos usuarios. Las actualizaciones son inevitables. Hay que aprovechar nuevas funcionalidades, mejorar la seguridad y optimizar el rendimiento. Sin embargo, este proceso conlleva riesgos significativos, por lo que es crucial realizar una planificación detallada y llevar a cabo una serie de tareas antes de actualizar ERP SAP con éxito.
Tareas antes de actualizar ERP SAP
Existen varias tareas imprescindibles que se deben realizar antes de acometer el proyecto de actualización. Estas acciones ayudan a minimizar interrupciones y garantizan que el sistema continúe operando sin problemas tras el proceso de upgrade.
- Comprobar la viabilidad de la actualización
- El primer paso, aunque parece obvio, es revisar si el sistema puede actualizarse. Esto implica analizar todas las implicaciones de la actualización en otros sistemas conectados al ERP. Puede darse el caso de que la nueva versión no sea compatible con alguna herramienta de terceros crítica para los procesos de negocio o que el impacto en todos los sistemas relacionados sea mayor del esperado, generando interrupciones indeseadas. Por lo que no sería muy recomendable hacer el update antes de preparar un buen plan de contigencia.
- Realizar un backup completo
- Pueda parecer obvio, pero hacer un backup completo es un paso que no debe pasarse por alto. Este backup debe incluir todos los sistemas y mandantes y toda la información crítica almacenada en SAP.
- Esta copia de seguridad debe garantizar la restauración de todo el sistema a su estado anterior sin perder ningún dato.
- Exportar las órdenes de transporte
- En los entornos SAP, las órdenes de transporte contienen desarrollos y configuraciones realizados en el sistema. Antes de hacer el update debes exportar todas estas órdenes a ficheros y realizar un backup de todos estos ajustes y personalizaciones.
- Esto es especialmente relevante cuando hay proyectos en curso que podrían verse afectados por este update. Una vez que se haya terminado la actualización, las órdenes pueden ser reimportadas para volver a continuar en el mismo punto en el que se paró.
- Actualizar primero el sistema de desarrollo
- El entorno de desarrollo es el primer lugar donde debe aplicarse la actualización. Esto te va a permitir realiar pruebas con datos importados de producción y poder validar todos los desarrollos personalizas que había en el sistema. Asegurando que van a seguir funcionando correctamente.
- Es posible también que sea más recomendable actualizar el entorno de Integración. Así no interfieres en los proyectos que están abiertos y poder probarlo todo en el entorno de Integración con las últimas actualizaciones.
- Decidir entre actualizar directamente o de manera incremental
- La actualización se puede hacer de varias maneras dependiendo de cuántas versiones hay que subir. Se puede subir todo directamente a la última versión, que es más rápido y puede requerir trabajo adicional aplicando notas para asegurar la compatibilidad o, se puede hacer de manera incremental, pasando por todas las versiones intermedias hasta llegar a la última.
- Elegir una u otra depende de la complejidad de los desarrollos, de los recursos disponibles y del impacto en los procesos de negocio.
Estas son las tareas principales que hay que realizar. Existen otros aspectos que también debes tener en cuenta para garantizar el éxito.
- Planificación detallada del proyecto
- La actualización de un ERP como SAP es un proyecto complejo que requiere una planificación cuidadosa y un análisis muy detallado de todo, por lo que es muy importante contar con un cronograma detallado con hitos claros, responsabilidades de cada tarea que se vaya a llevar a cabo e identificar los riesgos potenciales para tener preparados planes de mitigación.
- Pruebas exhaustivas
- Una vez se haya empezado la actualización es crítico realizar pruebas en los entornos de desarrollo e integración. Estas pruebas deben incluir la verificación de todas las funcionalidades iniciales, validar los desarrollos personalizados y hacer pruebas de rendimiento para asegurar que el sistema va a poder manejar la carga esperada inicialmente.
- Comunicación con los usuarios
- Es importante mantener informados a los usuarios finales sobre el proceso de actualización. Deben ser partícipes y conocedores de las fechas previstas para el upgrade, de las posibles interrupciones que pueda haber en el servicio y participar en las pruebas exhaustivas para dar el GO al paso al entorno productivo.
- Contar con soporte técnico
- Tener acceso al soporte técnico de SAP durante la actualización es importante para resolver cualquier problema que pueda surgir, pero lo realmente crítico es contar con un equipo de consultores experimentados puede marcar la diferencia entre un proceso exitoso y uno problemático.
- Documentación detallada
- Esto es algo que siempre se pasa por alto y es muy importante registrar y documentar cada paso del proceso. Tener un registro claro de las acciones realizadas y tener documentadas las soluciones que se han tenido que adoptar a lo largo de las actualizaciones en los entornos previos, facilita enormemente el update en el entorno productivo.
Como se puede ver, hacer un upgrade o un update de un sistema SAP es un proceso muy crítico que requiere una preparación y ejecución milimétrica. Seguir estas tareas antes de actualizar te puede evitar muchos dolores de cabeza.