Tablas clave de SAP VIM

SAP VIM (Vendor Invoice Management) es una solución desarrollada por OpenText que se integra con SAP para automatizar y optimizar el proceso de gestión de facturas de proveedores. En vez de procesar cada factura manualmente, VIM ayuda a capturar, validar, aprobar y contabilizar documentos de forma mucho más eficiente. Esto ya lo comentamos en otro artículo.

En SAP, como ya vimos, toda la información se guarda en tablas. VIM no es la excepción. Si quieres entender cómo está fluyendo una factura dentro del sistema, debes consultar varias de estas tablas.

A continuación te explico las principales tablas, su función y cómo se relacionan:

/OPT/VIM_1HEAD – Cabecera del documento: Es la tabla principal. Guarda los datos generales de cada factura (fecha, proveedor, importe, número de documento). Cada registro está identificado con un código único llamado «DOC_ID».
/OPT/VIM_1ITEM – Detalle del documento: Contiene las líneas individuales de la factura. Por ejemplo, si en la factura hay tres artículos, aquí verás los tres registros separados.
/OPT/VIM_1LOG – Historial del documento: Registra todas las acciones que ocurren con ese documento: quién lo abrió, si fue aprobado, si se rechazó, si se reenvió, etc.
/OPT/VIM_ZCONST – Personalización: Esta tabla contiene configuraciones del sistema hechas por los administradores o consultores para adaptar el comportamiento de VIM. Si necesitas modificar cómo funciona una parte del proceso, es probable que lo hagas desde aquí.

¿Cómo encontrar estas tablas?

Casi todas las tablas de SAP VIM comienzan con «/OPT/». Si usas la transacción SE11 (el explorador de tablas en SAP), puedes buscar con el filtro «/OPT/*» para encontrar todas las relacionadas con VIM.

¿Por qué son útiles estas tablas?

Supongamos que una factura no se contabiliza correctamente. Para investigar qué pasó puedes:

Revisar /OPT/VIM_1HEAD para ver la info general.
Consultar /OPT/VIM_1ITEM para ver si los artículos están bien.
Ver el histórico en /OPT/VIM_1LOG y entender qué usuarios interactuaron.
Chequear configuraciones en /OPT/VIM_ZCONST si hay comportamientos inesperados.

Tablas adicionales útiles

Además de las anteriores, existen otras tablas agrupadas por funcionalidad:

Tablas de análisis de procesos

Por ejemplo, las tablas que empiezan con «/OPT/VCOCKPIT_» permiten analizar cómo va el rendimiento del sistema: cuántos documentos se procesan en primer intento, cuántos se rechazan, etc.

Tablas de excepciones

Las que comienzan con /OPT/VEXCP_ muestran excepciones o errores, como facturas duplicadas, datos faltantes o discrepancias de impuestos.

Recomendación para principiantes

Si estás empezando con SAP VIM:

Familiarízate primero con /OPT/VIM_1HEAD y /OPT/VIM_1ITEM. Son como la «cara visible» de cada documento.
Luego explora /OPT/VIM_1LOG para seguirle la pista al ciclo de vida del documento.
Por último, ve a las tablas de personalización como «/OPT/VIM_T100» y «/OPT/VIM_T101» para entender cómo están definidos los tipos de documentos y su estado.

SAP VIM tiene muchas tablas, pero si comienzas entendiendo las básicas, puedes resolver la mayoría de los problemas comunes. Cada tabla es como una pieza de un rompecabezas que, al juntarse, te permite tener una visión completa del proceso de gestión de facturas.

No necesitas ser un experto en programación para empezar. Con curiosidad, lógica y práctica, podrás navegar por estas tablas y sacarle el máximo partido a esta poderosa herramienta de automatización.