La Automatización Inteligente de Procesos (IPA) es la evolución natural de la automatización tradicional, integrando diferentes tecnologías para automatizar tareas complejas que requieren inteligencia o intervención humana mínima. Así podría responder a qué es Intelligent Process Automation.
Qué es Intelligent Process Automation – IPA
Ahora que sabemos qué es IPA, conviene saber que IPA combina principalmente:
- Automatización Robótica de Procesos (RPA)
- Inteligencia Artificial (IA)
- Machine Learning (ML)
- Análisis avanzado y minería de procesos
- Integración avanzada con sistemas core (como SAP)
En otras palabras, IPA no solo ejecuta tareas repetitivas, sino que también aprende, analiza datos, predice y toma decisiones más complejas. Por esta razón implementar IPA aporta múltiples beneficios:
- Aumenta la eficiencia operativa: Automatiza procesos documentales o administrativos, liberando a los equipos para tareas más estratégicas.
- Reduce errores significativamente: La inteligencia artificial minimiza errores humanos en procesos críticos como contabilidad, facturación o gestión de documentos sensibles.
- Mejora la toma de decisiones: Permite realizar análisis predictivos y en tiempo real, optimizando la gestión financiera y documental.
- Garantiza cumplimiento normativo: Automatiza procesos con precisión, facilitando la adaptación a regulaciones fiscales, RGPD y auditorías internas y externas.
Teniendo todo esto, que suena bastante bien, podemos ampliar todos los beneficios combinando también con SAP y Opentext. Esto especialmente es importante para empresas que necesitan gestionar volúmenes importantes de documentación o procesos empresariales críticos:
- Automatización avanzada de gestión documental
- Automatiza completamente el flujo de documentos financieros y logísticos (facturas, órdenes de compra, contratos, etc.). Utiliza IA y OCR avanzado para extraer datos e integrarlos directamente en SAP, eliminando procesos manuales innecesarios.
- Por poner un ejemplo práctico, en la recepción automática de facturas, reconocimiento inteligente del contenido (números de pedido, importes, fechas, proveedores) y posterior integración directa en SAP para validación y pago. Sin tener que usar herramientas como SAP IM
- Optimización de procesos financieros con IA
- Automatiza la conciliación bancaria y contable, utilizando inteligencia artificial para aprender patrones y detectar anomalías, generando alertas automáticas en SAP, también puedes mejorar la capacidad predictiva para detectar riesgos financieros con anticipación.
- Por ejemplo, un sistema automatizado de detección y gestión de pagos duplicados o fraudulentos.
- Cumplimiento normativo inteligente
- Automatiza la generación, validación y archivo inteligente de documentos legales y fiscales. Garantiza que todos los documentos almacenados en OpenText cumplan con normativas globales, con un registro auditable y accesible directamente desde SAP.
- Un ejemplo práctico, SAP genera reportes automáticos de auditoría que extraen información documental de OpenText, facilitando inspecciones fiscales en tiempo real.
Para hacer una implementación completa IPA + SAP + Opentext con éxito puedes seguir estos pasos:
- Identifica los procesos críticos, para ello puedes hacer un análisis inicial para definir claramente qué procesos se beneficiarán más con IPA (facturación electrónica, contabilidad, auditorías, etc.).
- Elige las tecnologías más adecuadas a cada caso que vayas a mejorar con IPA
- Implementa interfaces técnicas sólidas que permitan compartir información automáticamente entre ambos sistemas en tiempo real.
- Configura workflows inteligentes usando RPA e IA para automatizar procesos previamente manuales, asegurando validación automática, integración de datos y almacenamiento seguro.
- Forma a los usuarios finales y equipo IT para aprovechar plenamente estas capacidades tecnológicas.
- Establecer indicadores (KPIs), monitoriza constantemente la solución y realiza mejoras continuas basadas en la analítica y feedback de los usuarios.
Puedo contarte el caso práctico de integración en una compañía del sector de banca internacional. Implementamos IPA para automatizar la captura, revisión, validación y almacenamiento de los documentos usando Archive Server de Opentext.
El sistema consistía:
- Captura automáticamente contratos y documentación de clientes (usando OCR y IA).
- Valida automáticamente la información recogida y la integra directamente con SAP ERP, evitando errores humanos.
- Cumple automáticamente regulaciones internacionales (RGPD y auditoría interna).
Esto trajo los siguientes beneficios:
- Reducción del 60% del tiempo de procesamiento documental.
- Reducción drástica de errores documentales y multas regulatorias.
- Optimización del uso de recursos humanos, orientados ahora a tareas más estratégicas.
La Automatización Inteligente de Procesos (IPA), especialmente cuando combina soluciones líderes como SAP y OpenText, es un paso esencial en cualquier proceso de transformación digital avanzada. Permite a las empresas no solo agilizar procesos operativos, sino también anticiparse al futuro, aportando valor real al negocio mediante decisiones basadas en datos, reducción de costes, cumplimiento regulatorio y mejora continua.
