En los últimos años, la transición hacia un entorno de trabajo digital se ha convertido en una prioridad para muchas empresas. Sin embargo, implementar un sistema paperless (sin papel) no es una tarea sencilla. Puede parecer una montaña difícil de escalar para muchas organizaciones, aunque los beneficios que ofrece a corto y medio plazo suelen compensar con creces el esfuerzo inicial.
¿Quieres saber cómo puedes allanar el camino para que la transición al paperless sea más fluida y menos traumática? Aquí tienes esta guía con los pasos previos para implantar el sistema paperless que necesitas en tu empresa.
Pasos previos para implantar el sistema paperless
El primer paso es establecer metas y objetivos claros. Esto es esencial. Antes de comenzar la implementación, define qué quieres lograr y cómo vas a medir el éxito. Preguntas clave que deberías responder:
- ¿Cuánto papel queremos ahorrar?
- ¿Cuántos documentos se deben digitalizar?
- ¿Cuál es la fecha límite para cumplir con el objetivo?
Estas métricas ayudarán a todos los usuarios del sistema a mantenerse motivados y enfocados en el objetivo común. También es importante comunicar estos objetivos a todo el equipo, para que comprendan la relevancia del proceso y puedan colaborar activamente.
Una recomendación es que uses herramientas de gestión de proyectos para hacer un seguimiento continuo de las métricas y comunicar los avances de forma regular.
Un error común es llevar a cabo la transición al paperless de forma silenciosa o sin suficiente difusión. La comunicación es clave en este proceso.
- A nivel interno: Asegúrate de que todos los empleados sepan que la empresa está implementando un sistema paperless. Esto fomenta la participación activa y la colaboración.
- Con clientes y proveedores: Haz pública la transición a través de correos electrónicos o boletines informativos. Anima a tus proveedores y clientes a enviar documentos en formato digital para reducir la recepción de documentos físicos.
Este paso puede parecer sencillo, pero es vital para minimizar la fricción y evitar que el sistema quede relegado a solo ciertos departamentos.
Una de las mayores barreras al implementar el paperless es el miedo a deshacerse del papel. Muchos empleados sienten que perderán algo valioso si destruyen documentos físicos, incluso después de haberlos digitalizado.
Sin embargo, una vez que un documento ha sido correctamente digitalizado y se ha asegurado su validez legal (especialmente en el caso de facturas), no es necesario conservar el papel.
Recuerda que este paso debe alinearse con las metas establecidas al principio. Si la meta es reducir el 80% del uso de papel, todos deben sentirse cómodos desechando documentos físicos que ya no son necesarios.
A modo de recomendación, organiza sesiones de capacitación sobre la validez legal de los documentos digitales para que los empleados se sientan más seguros y confiados en el proceso.
Aunque el objetivo es reducir al máximo el papel, no todos los documentos deben eliminarse de inmediato. Es recomendable implementar un sistema de retención temporal para aquellos documentos que puedan ser necesarios durante un tiempo determinado.
- Plazo de retención: Define un período razonable, como semanas o meses, para almacenar ciertos documentos antes de destruirlos. Evita conservar documentos durante más de un año fiscal, ya que esto podría ralentizar el proceso de digitalización.
- Clasificación: Establece reglas claras sobre qué documentos deben conservarse y cuáles pueden ser desechados de inmediato.
Este paso aporta tranquilidad y seguridad al proceso, al mismo tiempo que permite mantener el control sobre la documentación.
Una vez que hayas completado los pasos previos, el siguiente desafío es elegir el gestor documental que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa.
El gestor documental es la herramienta que te permitirá almacenar, organizar y acceder a todos los documentos digitales de manera eficiente y segura. Algunos aspectos a considerar al elegir una solución:
- Facilidad de uso: Debe ser intuitivo y fácil de usar para todos los empleados, independientemente de su nivel técnico.
- Seguridad: Asegúrate de que el sistema cuente con medidas de seguridad avanzadas, como autenticación multifactor y encriptación de datos.
- Acceso remoto: En un entorno de trabajo híbrido o remoto, es fundamental que los documentos puedan accederse desde cualquier lugar de forma segura.
- Integración: Busca un gestor que pueda integrarse con otras herramientas que ya uses en tu empresa (ERP, CRM, etc.).
Algunas opciones populares incluyen SharePoint, Google Drive for Business y DocuWare, aunque hay muchas más en el mercado.
Una vez implementado correctamente, el sistema paperless puede transformar por completo tu forma de trabajar. Algunos de los beneficios más destacados incluyen:
- Ahorro de tiempo y espacio: Menos tiempo buscando documentos físicos y más espacio en la oficina.
- Mejor colaboración: Los documentos digitales son más fáciles de compartir y editar en equipo.
- Sostenibilidad: La reducción del uso de papel es una contribución importante al medio ambiente.
- Mayor seguridad: Los documentos digitales bien gestionados son menos propensos a pérdidas o daños.
Implementar un sistema paperless puede parecer un reto, pero con una buena planificación y siguiendo estos pasos, la transición será mucho más sencilla y efectiva. Al final del día, el esfuerzo invertido en digitalizar tus procesos se traducirá en una empresa más eficiente, colaborativa y sostenible.