Hoy vamos a hablar de un tema que estoy seguro que te ha quitado el sueño más de una vez: la gestión de proveedores. ¿Alguna vez has sentido que tus proveedores no cumplen lo prometido, que los costes se disparan sin razón aparente o que las soluciones simplemente no terminan de encajar con las necesidades de tu empresa? Si este es tu caso, este episodio es para ti.
En este episodio vamos a hablar de estrategias prácticas para mejorar la eficiencia con la gestión estratégica de proveedores y transformar estas relaciones en una ventaja competitiva para tu empresa.
Muy buenas. Bienvenidos a “Secretos de un CIO productivo”, un espacio donde transformar desafíos tecnológicos en estrategias para liderar con éxito. Soy Antonio Mejias y en cada episodio te compartiré herramientas, tácticas y experiencias para optimizar la productividad y la gestión en entornos tecnológicos. Así que, ponte cómodo que empezamos.
Mejorar la eficiencia con la gestión estratégica de proveedores
Pues cómo iba comentando, la gestión de proveedores no es elegir el más barato, firmar un contrato y olvidarte del tema. Es un proceso continuo de evaluación, selección, negociación y seguimiento con todos y cada uno de tus proveedores. Los proveedores clave no son solo vendedores; son partners estratégicos y cuando la relación se gestiona bien, puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de tu empresa.
De hecho,existen muchos beneficios llevar a cabo una gestión de proveedores efectiva. Beneficios en:
- Optimización de costes: Evitas gastos ocultos y reduces costes innecesarios.
- Mejora en la calidad: Los buenos proveedores entienden tus necesidades y las satisfacen adecuadamente.
- Reducción de riesgos: Al evaluar cuidadosamente, minimizas problemas de seguridad y cumplimiento de fechas y normativas.
- Fomento de la innovación: Los proveedores adecuados pueden ser fuente de nuevas ideas y metodologías.
- Mayor agilidad: Con socios confiables, es más fácil adaptarte a los cambios del mercado.
Por el contrario, una mala gestión puede causar retrasos, costes adicionales, problemas de calidad, desabastecimiento y relaciones tensas con ellos. En definitiva, un desgaste innecesario.
Entonces, ¿qué puedes hacer para mejorar la gestión de proveedores?
- Definir bien tus necesidades: No busques solo el producto o servicio, sino los resultados que esperas.
- Investigar y comparar: Evalúa referencias, casos de éxito y trayectoria del proveedor.
- Negociar con inteligencia: Incluye SLAs, soporte, condiciones de pago y términos de salida en otras cosas en los contratos que firmes.
- Mantener una comunicación constante: No esperes a que surjan problemas; anticípate.
- Evalúar periódicamente a los proveedores: Usa KPIs claros para medir el rendimiento.
- Gestionar riesgos desde el inicio: Identifica puntos débiles y prepara planes de contingencia.
- Fomentar la colaboración: Los proveedores comprometidos son más proactivos y flexibles.
No puedes olvidar los típicos mitos que existen con los proveedores, que los hay y mucho.
- “El proveedor más barato siempre es mejor”
- Un precio bajo puede significar muchas cosas, pueden significar problemas en calidad, problemas con el soporte… Lo barato puede salir caro si no investigas. Y esto no significa que haya que ir a por el proveedor más caro. Sólo que tienes que analizar y comparar mucho con unos criterios definidos qué proveedor es el mejor para tu organización.
- Te cuento una anécdota, una vez consideramos un proveedor grande y caro frente a uno pequeño y barato. Al final, optamos por el grande por la infraestructura que ofrecía y a la que no podía llegar el pequeño. Con el paso del tiempo, los resultados lo justificaron.
- “Solo los grandes proveedores importan”
- Un proveedor pequeño puede ser crítico para tu operativa. No subestimes el tamaño. Por ejemplo, un freelance puede ser clave para el soporte de sistemas.
- “Los proveedores son solo vendedores”
- La colaboración es más efectiva que la confrontación. Imaginas estar todo el dia peleando y pidiendo justificación de todo y para todo?. Debe ser horroroso, por lo tanto, si no confias en tu proveedor, no lo tengas como partner. Busca otro que sí sea de tu confianza.
- Recuerdo en un proyecto de implantación de gestión documental, trabajar como un solo equipo con el proveedor durante toda la fase de implantación y soporte. Esto ocasionó mejoras significativas en el cliente en forma de propuestas, mejoras y sugerencias que, de otra manera, hubieran sido imposible.
Una gestión estratégica de proveedores no solo optimiza costes, sino que mejora la calidad de tu servicio. Mira a tus proveedores como socios que pueden impulsar el crecimiento de tu empresa.
Y hasta aqui el episodio de hoy, espero que estas estrategias y ejemplos te resulten útiles para gestionar a tus proveedores. Recuerda que optimizar esta relación puede marcar una gran diferencia en el éxito de tu organización.