Si estás dando tus primeros pasos en la gestión de equipos y te interesa trabajar con equipos externos, estás en el lugar correcto. En el episodio de hoy, hablaremos de la gestión de proyectos de outsourcing y offshoring, qué son, sus ventajas, y las mejores estrategias para lograr éxito en estos proyectos.
Gestión de outsourcing y offshoring
Pues cómo iba comentando, la gestión de los equipos en la gestión de proyectos puede ser más amplia que la que puedes pensar si te estás iniciando en la gestión de proyectos. Para entender los conceptos de outsourcing y offshoring debes tener muy claro qué son:
Imagina una empresa que contrata a otra para encargarse de ciertas tareas o servicios, dentro del mismo país o en extranjero. Por ejemplo, la gestión de los sistemas informáticos, ya sabes, plataformado, y demás, temas. Esto es outsourcing.
El Offshoring se refiere a trasladar partes de las operaciones de la compañía a otro país, normalmente para reducit costes o acceder a talento especializado.
Ambas estrategias son herramientas poderosas para optimizar procesos, reducir costes y aumentar la eficiencia. Sin embargo, también presentan desafíos importantes que debes manejar de manera efectiva si quieres tener una gestión de proyectos existosa.
Las ventajas que ofrecen el outsourcing y el offshoring cuando se gestionan bien incluyen:
- Reducción de costes: Evitas gastos operativos como infraestructura y personal interno.
- Enfoque en actividades clave: Te centras en el negocio principal mientras terceros manejan tareas secundarias.
- Acceso a talento especializado: Contratas expertos sin necesidad de formarlos internamente.
- Mayor eficiencia: Los proveedores suelen tener procesos y tecnologías avanzadas.
No obstante, para aprovechar estas ventajas, es clave una buena planificación y gestión. Para ello puedes seguir las siguientes estrategias:
- Identifica qué tareas externalizar
- Antes de tomar cualquier decisión, analiza qué procesos puedes externalizar sin afectar la calidad ni el control del negocio. Algunas tareas comunes que suelen externalizarse son:
- Desarrollo de software
- Soporte técnico y atención al cliente
- Contabilidad y finanzas
- Marketing digital
- Logística y cadena de suministro
- Si una actividad es clave para tu negocio y requiere un control directo, considera mantenerla interna. No te arriesgues innecesariamente.
- Selecciona al socio correcto
- Elegir al proveedor adecuado es fundamental para el éxito del proyecto. Recuerda el episodio anterior. Para tomar una decisión informada, sigue estos pasos:
- Investiga la reputación del proveedor y revisa casos de éxito.
- Evalúa su experiencia en el sector.
- Verifica la calidad de sus servicios con referencias de otros clientes.
- Analiza la compatibilidad cultural y horaria.
- Negocia acuerdos claros con SLA (Service Level Agreements) que definan tiempos de entrega y niveles de calidad.
- Define objetivos y expectativas claras
- Es esencial establecer desde el principio qué esperas del proveedor. La famosa gestión de expectativas. Define:
- Objetivos claros y medibles.
- Plazos y costos del proyecto.
- Indicadores de rendimiento para evaluar el progreso.
- Métodos de comunicación y frecuencia de reuniones.
- Establecer expectativas claras desde el inicio evitará confusiones y problemas más adelante.
- Gestiona los riesgos del proyecto
- Trabajar con equipos externos siempre implica riesgos. Los más comunes:
- Diferencias culturales y horarias: Pueden afectar la comunicación y los tiempos de entrega.
- Problemas de calidad: Si el proveedor no cumple con los estándares esperados.
- Falta de control: Delegar procesos sin supervisión puede dar lugar a resultados no deseados.
- Para minimizar estos riesgos:
- Utiliza herramientas de gestión como Jira, Trello o Asana para hacer seguimiento en tiempo real.
- Mantén reuniones periódicas con el equipo externo.
- Asegúrate de que el contrato incluya penalizaciones por incumplimiento.
- Ten un plan de contingencia por si el proveedor falla.
- Fomenta la colaboración y la flexibilidad
- Los proyectos de outsourcing y offshoring no son estáticos. Es importante:
- Mantener una comunicación constante con el equipo externo.
- Ser flexible ante cambios en el mercado o necesidades nuevas.
- Adoptar metodologías ágiles como Scrum o Kanban para mejorar la gestión del trabajo.
- Evalúa y mejora continuamente
- Al finalizar el proyecto, haz una evaluación para detectar áreas de mejora:
- Recopila feedback del proveedor y del equipo interno.
- Analiza si los objetivos se cumplieron en tiempo y forma.
- Identifica posibles ajustes para futuros proyectos.
- La mejora continua es la clave para convertirte en un gestor de proyectos excepcional.
El outsourcing y el offshoring son herramientas poderosas para optimizar procesos empresariales, pero su éxito depende de una gestión efectiva.
Hasta aquí el episodio de hoy.