La documentación suele ocupar un lugar silencioso en la gestión de proyectos. No genera titulares, no acelera los sprints y, desde luego, no recibe aplausos en las reuniones de cierre. Sin embargo, es justamente ese conjunto de documentos —bien estructurados, precisos y accesibles— lo que marca la diferencia entre un proyecto que navega con rumbo claro y otro que naufraga en medio de cambios, incertidumbre y malentendidos.
En mi experiencia liderando proyectos tecnológicos complejos, desde el análisis inicial hasta el mantenimiento post-producción, he aprendido que documentar no es una formalidad burocrática. Es una forma de pensar, de anticipar y de coordinar. Cada documento cumple una función crítica: sirve como punto de referencia, herramienta de validación, mecanismo de control y vehículo de comunicación. Eso si, siempre sin perder el norte y el foco en el tiempo y el coste.
Hoy quiero hablarte de la documentación clave que debe tener cada una de las cinco fases fundamentales de cualquier proyecto – documentación en proyectos waterfall principalmente. No se trata de un checklist inflexible, sino de una guía práctica para entender el porqué detrás de cada documento, y cómo usarlo como palanca para la eficiencia y el éxito.
Documentación que debe tener un proyecto según fases
La fase de análisis
La fase de análisis es como una visita al médico antes de una operación. No tiene sentido entrar a quirófano sin diagnóstico. Aquí se identifica la necesidad, se valida si tiene solución y se establece el alcance del proyecto.
El primer documento que cobra vida es el informe de viabilidad, que analiza si el proyecto es técnica y económicamente viable. ¿Existe tecnología que lo haga posible? ¿Es rentable? ¿Tenemos los recursos adecuados? Esta es la brújula que evita que se emprenda un proyecto sin futuro.
Le sigue el documento de requisitos funcionales, donde se detalla qué espera exactamente el usuario del sistema. En esencia, este documento responde a la pregunta: ¿qué problema queremos resolver y cómo debería lucir la solución desde el punto de vista del usuario final?
Por poner una analogía; si el proyecto fuera una casa, en esta fase se habla con los futuros propietarios sobre cuántos dormitorios quieren, si prefieren cocina abierta o cerrada y qué estilo de decoración buscan. Sin este punto, cualquier diseño posterior está condenado a sufrir todos los problemas de la falta de definición.
La fase de diseño
Con los requisitos claros, llega el momento de traducir esta ‘carta a los Reyes Magos‘ en especificaciones. La fase de diseño es la responsable de poner orden técnico a las aspiraciones funcionales.
Aquí surge el documento de diseño técnico, un plano detallado que transforma los requisitos en arquitecturas, estructuras de datos, integraciones y flujos internos. Es el documento que traduce «necesitamos validar usuarios» en «se usará LDAP con este tipo de autenticación y estas reglas de acceso».
En paralelo, se suele producir el documento de especificaciones funcionales del sistema, que da un nivel de detalle adicional sobre lo que se espera del sistema desde una perspectiva funcional, pero ahora pensando ya en cómo debe comportarse internamente.
Este es el momento de tomar decisiones de arquitectura que no se ven, pero que condicionan la escalabilidad y el mantenimiento futuro. Documentarlo no es opcional: es dejar instrucciones claras para los desarrolladores, testers y, más adelante, los responsables de mantenimiento de cómo se va a trabajar.
La fase de construcción
La fase de construcción es cuando la maquinaria se pone en marcha. Es la fase visible, la de los commits, los builds, las pruebas… pero también una de las más exigentes en documentación.
Primero aparece la documentación técnica, que va mucho más allá del diseño inicial. Aquí se documentan funciones, métodos, estructuras de código y decisiones adoptadas durante el desarrollo. Este material no solo sirve al equipo actual, sino a cualquier nuevo desarrollador que deba tocar ese código en el futuro.
También se genera el manual de usuario, que permite a los destinatarios del sistema entender y aprovechar las funcionalidades. No debería escribirse al final como un apéndice aburrido, sino desarrollarse en paralelo con las funcionalidades, con la misma seriedad que el código.
No menos importante es el documento de pruebas, una bitácora de validaciones: pruebas unitarias, de integración, de rendimiento, de seguridad. Este documento es la evidencia de que el sistema hace lo que dice hacer. Ante cualquier auditoría o fallo, será el salvavidas que indique qué se probó, cómo y con qué resultados.
Y finalmente, el documento de paso a producción. Este es el manual de vuelo para llevar el proyecto del entorno de pruebas al entorno real. Qué tareas hay que ejecutar, en qué orden, quién es responsable de cada paso y qué criterios definen que el despliegue fue exitoso.
La fase de implantación
Curiosamente, esta fase —la que más nervios suele generar— es la que menos documentación propia tiene. Pero esto no significa que sea menos importante. De hecho, aquí se ponen a prueba todos los documentos anteriores.
Durante la implantación, se activan planes de formación, sesiones de transferencia de conocimiento, simulacros y validaciones finales. Aunque no siempre se documenta como una fase aislada, los aprendizajes y ajustes que se generan en este momento merecen, al menos, una retrospectiva o post-mortem que deje constancia de lo aprendido. Documentar estos aprendizajes es clave para evitar errores repetidos en el futuro.
La fase de mantenimiento: la eterna postproducción
Una vez que el proyecto «ha terminado«, empieza en realidad la fase más larga: el mantenimiento. Aquí, la documentación cobra un rol distinto: ya no es guía de construcción, sino registro de evolución.
El informe de cambios es el documento que actúa como libro de bitácora. Anota qué modificaciones se han hecho, cuándo, por qué y con qué impacto. Es fundamental para garantizar trazabilidad, facilitar soporte técnico y cumplir con normativas o auditorías.
Más allá de este informe, muchas organizaciones optan por mantener una base de conocimiento viva, alimentada por cada incidente, mejora o adaptación del sistema. Esto transforma la experiencia de uso en capital intelectual.
Documentar no es burocracia: es estrategia
Es cierto que no todos los proyectos necesitan exactamente los mismos documentos, y que cada empresa adapta esta estructura según su cultura, madurez y sector, y que esta documentación es focalizada en proyectos tipo waterfall. Sin embargo, la lógica detrás de cada documento es universal: claridad, continuidad, calidad.
En tiempos donde los equipos son distribuidos, los ciclos de vida son más cortos y la rotación es constante, la documentación no es un accesorio, es el pegamento que mantiene coherencia, incluso cuando los protagonistas cambian.
Un buen proyecto no es solo el que se entrega a tiempo y con calidad, sino el que puede ser entendido, mantenido y escalado después. Y eso solo se logra con documentación inteligente, útil y viva.
