En el ecosistema digital, la información fluye en tiempo real y las organizaciones se enfrentan a un volumen creciente de datos, saber gestionar adecuadamente la información no es una opción: es una cuestión de supervivencia operativa. Y, sin embargo, es sorprendente cuántas veces se generan malentendidos alrededor de conceptos aparentemente similares, pero que cumplen funciones radicalmente distintas dentro de un sistema informático. Este es el caso de Data Archiving y Document Archiving.
Aunque ambas expresiones comparten la palabra «archiving» y suelen traducirse de manera ambigua al español —archivo, fichero, documento o simplemente «guardado»—, su función, impacto y responsabilidad dentro de una infraestructura empresarial son muy distintos. Entender esa diferencia puede marcar la diferencia entre una empresa que administra sus recursos digitales con eficiencia… y otra que arrastra lastres innecesarios, corre riesgos legales y enfrenta sobrecostes técnicos invisibles.
Vamos a desentrañar estos dos términos clave, contextualizarlos dentro de un entorno ERP como SAP, y explorar cómo deben convivir dentro de una estrategia moderna de gestión documental y tecnológica.
Data archiving vs Document archiving
El término Document Archiving hace referencia al almacenamiento de documentos propiamente dichos: PDFs, imágenes escaneadas, facturas electrónicas, contratos, albaranes, etc. Es información que nació como documento y se almacena como tal. En un entorno ERP, esto significa que un usuario puede anexar, por ejemplo, una copia digital del pedido del cliente a su orden correspondiente en el sistema.
Por otro lado, Data Archiving se refiere a los datos estructurados generados por el propio sistema ERP durante el uso continuo. No hablamos de archivos «visuales» o externos, sino de registros almacenados en tablas internas —como los asientos contables, pedidos históricos, inventarios, etc.— que, aunque ya no se usan activamente, siguen siendo valiosos desde el punto de vista legal, fiscal o analítico.
La diferencia es sutil, pero profunda. Mientras que Document Archiving responde a necesidades operativas y de trazabilidad (¿Dónde está la copia del contrato firmado?), Data Archiving responde a un criterio de rendimiento del sistema y gestión de capacidad (¿Por qué mi transacción de búsqueda tarda tanto?).
Cuál es el impacto real
Uno de los errores más comunes es asumir que porque los documentos están organizados y digitalizados, los sistemas ya están optimizados. Nada más lejos de la realidad. Una base de datos sobrecargada de registros antiguos puede ralentizar drásticamente el rendimiento de un sistema SAP. Imagina una empresa de tamaño medio con 15 años de historia contable en línea: cada consulta, cada informe financiero, cada búsqueda debe navegar por millones de registros. Aquí es donde entra el Data Archiving como una técnica de descongestión crítica.
Lo que se hace en estos casos es mover información obsoleta, pero legalmente necesaria, hacia un almacenamiento de menor rendimiento, donde permanece accesible —aunque con menor velocidad— para quien lo necesite. Así se aligera la carga del sistema productivo, se optimiza el espacio en disco de alto rendimiento y se mejora la experiencia del usuario.
En cambio, el Document Archiving tiene una lógica más centrada en el usuario final y la trazabilidad documental. Es una pieza esencial en procesos de auditoría, cumplimiento normativo o atención al cliente. Tener acceso inmediato a un contrato escaneado o a una factura firmada electrónicamente, directamente desde el ERP, permite procesos mucho más fluidos y evita la dependencia de carpetas compartidas, correos electrónicos o sistemas paralelos.
¿Quién hace qué?
Otro aspecto diferenciador entre ambos tipos de archivado es el perfil del responsable. El Document Archiving suele estar más ligado al usuario funcional o a equipos de gestión documental. Es un proceso visible, del día a día, donde se cargan documentos y se organizan según criterios operativos o legales.
En cambio, el Data Archiving suele estar en manos del equipo técnico, típicamente el área de BASIS en SAP. Son ellos quienes analizan el crecimiento de las tablas críticas —como BKPF o BSEG dependen del core de la organización— y ejecutan procesos de archivado masivo bajo condiciones previamente establecidas: «todos los documentos contables de más de diez años«, por ejemplo. Este proceso requiere una planificación precisa, pruebas en entornos de calidad y validación con los responsables funcionales, ya que un archivado mal ejecutado puede dejar al usuario sin acceso a información vital.
Ventajas y desafíos que puedes encontrar
Document Archiving sólido garantiza la trazabilidad documental exigida por normativas como la ISO9001, la GDPR o leyes fiscales locales. Además, favorece la colaboración entre departamentos, permite auditar procesos de forma más sencilla y fortalece la defensa ante posibles litigios.No podemos olvidar tampoco el valor estratégico de los datos históricos bien archivados. Ya sea para análisis de tendencias, estudios de comportamiento de clientes o decisiones de inversión, tener acceso —aunque más lento— a información antigua sigue siendo una ventaja competitiva.
Uno de los errores más comunes es no tener una política clara de archivado. Muchas empresas simplemente dejan crecer sus bases de datos sin control hasta que el sistema empieza a mostrar signos de fatiga. En ese momento, el archivado se vuelve una solución de emergencia en lugar de una estrategia preventiva.
También es habitual que no se comunique adecuadamente al usuario final qué datos están archivados, dónde están y cómo acceder a ellos. Esto genera frustración y la falsa sensación de pérdida de información. Otro error es no revisar periódicamente la configuración de archivado: lo que era válido hace cinco años, puede estar obsoleto hoy.
Desde el punto de vista técnico, no realizar pruebas adecuadas antes de un proceso de archivado masivo puede generar impactos importantes: desde errores de lectura hasta procesos de negocio interrumpidos.
En definitiva, Data Archiving y Document Archiving no son sinónimos. Son herramientas complementarias que responden a necesidades diferentes dentro del ecosistema de la gestión empresarial moderna. Una se enfoca en optimizar la eficiencia operativa del sistema, la otra en preservar y facilitar el acceso a la documentación clave. Ambas, bien implementadas, permiten a las organizaciones navegar el crecimiento digital con agilidad, cumplimiento y claridad.
Saber diferenciarlas no solo es útil para técnicos y consultores, sino también para directores de sistemas, responsables de negocio y profesionales de cualquier área que deseen entender cómo se construye un sistema de información sólido, escalable y sostenible.
