La comunicación es la piedra angular de cualquier organización exitosa. Sin una comunicación efectiva, los malentendidos pueden convertirse en conflictos y las oportunidades pueden perderse. Por eso en este episodio vamos a hablar de cómo mejorar la comunicación entre todos en la organización.
Cómo mejorar la comunicación entre todos en la organización
Pues como iba comentando, la comunicación es la piedra angular de cualquier organización exitosa. Mejorar la comunicación con las partes interesadas dentro de una organización no solo aumenta la eficiencia operativa, sino que también fortalece las relaciones y fomenta un entorno de trabajo positivo. Existen estrategias clave para mejorar la comunicación con las partes interesadas en tu organización.
El primer paso para mejorar la comunicación es entender quiénes son las partes interesadas y sus necesidades. Parte interesada pueden ser empleados, clientes, proveedores, inversores, y cualquier otra persona o grupo que tenga un cierto interés en la organización.
Para identificarlas, haz una lista de todas las partes interesadas. Este listado debe incluir tanto a los grupos internos como externos. Después agrupa, segmenta, a las partes interesadas según sus intereses y necesidades. Esto te permitirá adaptar tus mensajes y métodos de comunicación para cada grupo específico.
Debes tener en cuenta que no todas las partes interesadas prefieren los mismos canales de comunicación. Algunos pueden preferir correos electrónicos, mientras que otros pueden preferir reuniones cara a cara y otros llamadas telefónicas. Es importante identificar y utilizar los canales de comunicación más efectivos para cada grupo.
Por ejemplo:
- Correos electrónicos: Son útiles para la comunicación formal y la documentación.
- Reuniones: Ideales para discusiones detalladas y resolución de problemas.
- Plataformas digitales: Herramientas como Slack, Microsoft Teams o Zoom pueden facilitar la comunicación en tiempo real.
- Boletines informativos: Excelentes para mantener informados a los empleados y otras partes interesadas sobre noticias y actualizaciones importantes.
La comunicación no es solo transmitir información, sino también recibirla. La escucha activa es imprescindible para entender las preocupaciones, ideas y feedback de las partes interesadas. Por eso debes prestar toda tu atención a la persona que está hablando, sin interrupciones. Responder de manera que demuestre que has entendido lo que te ha dicho y mostrar comprensión y empatía hacia las preocupaciones y emociones de las partes interesadas.
La transparencia genera confianza. Las partes interesadas valoran cuando una organización es honesta y abierta sobre sus operaciones, desafíos y éxitos.
- Debes compartir tanto las buenas noticias como las malas. Esto muestra que la organización es honesta y confiable
- Explicar claramente las razones y los pasos que se están tomando para solucionarlos.
Por esto debes tratar de evitar el uso de jerga o terminología demasiado técnica que las partes interesadas puedan no entender fácilmente. El objetivo es que todos los involucrados comprendan el mensaje sin dificultades.
- Usa un lenguaje sencillo y directo.
- Asegúrate de que el mensaje sea claro y conciso.
- Adapta tu lenguaje al público específico. Por ejemplo, el lenguaje utilizado con inversores puede ser diferente al utilizado con empleados. Por esto mismo hemos segmentado anteriormente todas las partes implicadas
Conseguir que todas las partes se sientan cómodos proporcionando feedback es esencial para la mejora continua.
- Usa encuestas y cuestionarios para obtener opiniones y sugerencias.
- Programa reuniones periódicas para discutir el feedback recibido y las acciones que se están tomando.
- Agradece y reconoce el feedback de las partes interesadas, mostrando que sus opiniones son valoradas y consideradas.
Para mejorar las habilidades de comunicación en todos los niveles de la organización puede mejorar significativamente la interacción con las partes interesadas por eso, el hecho de ofrecer unos talleres y seminarios, de comunicación efectiva o escucha activa, y de mentorías para que los profesionales puedan aprender de los más senior, puede ser una opción muy interesante.
No olvidemos que la tecnología puede ser una gran aliada en la mejora de la comunicación. Hay muchas aplicaciones que facilitan la comunicación.
- Herramientas como Trello, Asana o Jira pueden mejorar la coordinación y la comunicación en proyectos.
- Una intranet bien diseñada puede ser una plataforma central para la comunicación interna.
- Aplicaciones de mensajería instantánea, tipo Microsoft Teams facilitan la comunicación rápida y eficiente entre los miembros del equipo.
Además de todo esto, es muy importante gestionar las expectativas de todos desde el principio. Clarificar lo que pueden esperar y cuándo, evita malentendidos y frustraciones.
- Establecer objetivos claros y alcanzables.
- Mantén informadas a las partes interesadas sobre el progreso y cualquier cambio que pueda afectarles.
- Cumple con los compromisos y promesas hechas a las partes interesadas.
Todos estos puntos que hemos visto son importantes y tienen un resultado a más corto-medio plazo, pero si lo que buscas es establecer un resultado a más largo plazo, debes fomentar una cultura organizacional que valore la comunicación abierta y efectiva.
- Implantar valores como transparencia, la honestidad y la colaboración.
- Reconocer y recompensar a aquellos que demuestren buenas habilidades comunicativas
- Y lo más importante, los líderes deben predicar con el ejemplo, demostrando buenas prácticas de comunicación.
La conclusión de este episodio es que mejorar la comunicación con las partes interesadas dentro de una organización es un proceso continuo que requiere esfuerzo y dedicación. Al entender a tus partes interesadas, establecer canales de comunicación efectivos, practicar la escucha activa, ser transparente, usar un lenguaje claro, fomentar el feedback, capacitar en comunicación, utilizar tecnología adecuada, gestionar expectativas y promover una cultura organizacional positiva, puedes crear un entorno donde la comunicación fluya de manera efectiva y las relaciones se fortalezcan.
Recuerda, una buena comunicación no solo mejora la eficiencia y productividad, sino que también construye una base sólida de confianza y cooperación. Así que empieza hoy mismo a implementar estas estrategias y verás cómo tu organización se beneficia de una comunicación mejorada con todas sus partes interesadas.