En el mundo de la gestión de proyectos, uno de los mayores retos es la elaboración de un presupuesto efectivo. Todos hemos oído historias de proyectos que se desvían del camino por falta de fondos o por una mala planificación financiera, o proyectos en los que se ha invertido ingentes cantidades de dinero y siguen sin plazo de cierre. Por eso, en este episodio vamos a hablar de cómo hacer el presupuesto de un proyecto, algunos de sus problemas y cómo evitarlos.
Cómo hacer el presupuesto de un proyecto
Pues cómo iba comentando sobre la elaboración de un presupuesto. Imagina esta situación: tienes una gran idea para una nueva aplicación o un sistema innovador. Estás emocionado y lo tienes todo listo para empezar. Sin embargo, sin un presupuesto de cuánto vas a necesitar, esa emoción puede transformarse rápidamente en frustración. Tener un presupuesto claro y muy aproximado te va a proporcionar una hoja de ruta financiera que asegurará en gran medida que cada fase del proyecto tenga los recursos necesarios. Además, un presupuesto bien planificado te ayuda a anticipar costes inesperados, gestionar mejor los recursos y, en última instancia, garantizar la viabilidad y el éxito del proyecto.
Para conseguir un presupuesto efectivo en tus proyectos tienes que analizar los siguientes puntos:
- Definir el alcance del proyecto
- Antes de sumergirte en números y cifras, necesitas tener una comprensión clara del alcance de tu proyecto. ¿Qué funcionalidades incluirá? ¿Cuál es el objetivo final? ¿Qué recursos serán necesarios? Definir el alcance te permitirá establecer una base sólida para tu presupuesto.
- Para evitar conflictos y desviaciones con el alcance, puedes realizar reuniones con todos los stakeholders y miembros del equipo para asegurarte que todos estén alineados y tengan claro qué se espera del proyecto. Utiliza herramientas como diagramas de flujo, listas de tareas y cronogramas para visualizar el alcance de manera detallada.
- Desglosar el proyecto en tareas
- Una vez que tengas claro el alcance, el siguiente paso es desglosar el proyecto en tareas más pequeñas y manejables. Cada tarea debe tener asignada una estimación de tiempo y recursos necesarios. Esto no solo te ayudará a organizar el trabajo, sino que también te permitirá identificar todos los costes asociados con cada parte del proyecto.
- Para hacer un buen desglose de tareas puedes usar metodologías ágiles como Scrum o Kanban para dividir el proyecto en sprints. Esto va a simplificar el seguimiento del progreso y la asignación de recursos de una manera más eficiente.
- Estimar costes
- Una vez que tengas las tareas desglosadas, se pueden estimar los costes. Aquí es donde debes considerar todos los aspectos: salarios del equipo, licencias de software, hardware necesario, costes de infraestructura, y cualquier otro gasto relacionado. No olvides incluir un margen para imprevistos. Yo, según el tamaño y complejidad del proyecto, suelo incluir entre un 5% y un 20% en el margen para imprevistos. Depende de la cantidad de factores externos que haya que tener en cuenta.
- Para esta estimación yo siempre uso una hoja de cálculo. Mucho más sencillo, mucho más eficaz y más accesible para todos.
- Evaluar los recursos disponibles
- Es esencial evaluar qué recursos tienes a tu disposición. Esto incluye tanto el equipo humano como las herramientas tecnológicas. Asegúrate de que los miembros del equipo tengan las habilidades necesarias y que las herramientas y tecnologías estén actualizadas y sean adecuadas para el proyecto.
- Simplifica bastante esta evaluación si tienes un inventario de todos los recursos, incluso con fechas de cuando estará ocupado y cuándo libre. Compara con los requisitos y fechas del proyecto y si encuentras cosas que no encajen, revísalo.
- Crear el presupuesto
- Con toda la información recopilada, es hora de crear el presupuesto. Organiza los costes en categorías claras (por ejemplo, desarrollo, diseño, pruebas, implementación) y asegúrate de incluir un desglose detallado. Esto no solo facilitará el seguimiento de los gastos, sino que también proporcionará transparencia a todos los involucrados.
- Puedes usar un software de contabilidad o gestión financiera para elaborar este presupuesto. Existen programas como QuickBooks o FreshBooks pueden ayudarte a mantener todo organizado y actualizado.
- Monitoriza y ajusta
- El presupuesto no es un documento estático; debe ser monitorizado y ajustado continuamente a medida que avanza el proyecto. Establece un proceso regular de revisión financiera para comparar los costes reales con las estimaciones iniciales y realizar ajustes según sea necesario.
- Puedes realizar reuniones periódicas para revisar el presupuesto con el equipo y los stakeholders para discutir desviaciones y tomar decisiones. Es muy importante mantener un registro detallado de todos los cambios. Estoy seguro que en algún momento lo necesitarás.
- Gestionar los riesgos
- Los proyectos están llenos de incertidumbres. Gestionar los riesgos de manera efectiva es vital para mantener el presupuesto bajo control. Identifica posibles riesgos, evalúa su impacto y desarrolla planes de contingencia para cada uno.
- Al igual que vas a mantener un registro con los cambios, deberías crear un registro de riesgos donde documentes los riesgos identificados, su probabilidad, impacto y las acciones mitigantes planificadas. Revisa y actualiza este registro regularmente.
Por resumir, si te fijas, para conseguir el éxito en un proyecto, sea del tipo que sea, siempre tienes que cumplir los mismos pasos principales. Ya sea para poder tener un presupuesto, para gestionarlo correctamente, o para asignar correctamente los recursos materiales y profesionales. Definir el alcance, desglosar el proyecto, monitorizar el progreso y gestionar los riesgos, son los bloques principales de cualquier proyecto.
Hasta aquí el episodio de hoy.