En el día a día de las operaciones logísticas, las empresas se enfrentan a una realidad ineludible: la perfección matemática rara vez existe. Las diferencias de céntimos o pequeñas variaciones en los importes de las facturas frente a los pedidos originales son habituales, ya sea por redondeos, cambios de tarifas o ligeros desajustes en el transporte y la manipulación. En este contexto, surge el concepto de tolerancia, una herramienta clave que, bien configurada, puede ahorrar tiempo, evitar cuellos de botella y garantizar que la contabilidad no se convierta en un freno para el negocio.
Entender cómo fijar límites de tolerancia y aplicarlos estratégicamente no solo es un tema técnico, sino una palanca de productividad y control que impacta en toda la cadena de suministro. No se trata de «dejar pasar errores», sino de gestionar la realidad operativa con inteligencia.
Qué es el concepto de tolerancia en logística
En los sistemas ERP, como SAP, la tolerancia define el margen aceptable de diferencia entre lo que se pidió y lo que se factura, permitiendo que el proceso de verificación de facturas avance sin bloqueos innecesarios. Este concepto es especialmente útil en la verificación de facturas logística (Logistics Invoice Verification), donde el objetivo es conciliar las órdenes de compra con las facturas recibidas y las entradas de mercancía.
Históricamente, antes de que estos parámetros se pudieran configurar, cualquier diferencia —por mínima que fuera— provocaba bloqueos, revisiones manuales y retrasos en los pagos. Con la parametrización de tolerancias, el sistema puede autorizar automáticamente ciertas discrepancias dentro de límites predefinidos, optimizando así el flujo de trabajo.
Cómo funciona la configuración de tolerancias
En SAP MM, los límites de tolerancia se definen en la transacción OMR6 o mediante la ruta de parametrización:
spro > Gestión de materiales > Verificación de facturas logística > Bloqueo factura > Fijar límites de tolerancia.
Al configurar estos parámetros, la empresa puede definir márgenes en cantidades absolutas (importe fijo) o en porcentajes, tanto para variaciones por exceso como por defecto. Esto significa que el sistema evaluará las diferencias con tres enfoques principales:
- Criterio de cantidad máxima: el sistema solo permite contabilizar si la diferencia no supera un importe fijo específico.
- Criterio de porcentaje máximo: la contabilización se autoriza únicamente si la variación no rebasa el porcentaje configurado sobre el valor del pedido.
- Criterio conjunto: combina ambos límites; si el porcentaje excede el máximo permitido, se aplica el límite de cantidad absoluta, y viceversa.
Por ejemplo, imagina un pedido de 1.000 EUR.
Si configuramos un porcentaje superior de 1%, un porcentaje inferior de 0,5%, una cantidad máxima superior de 2 EUR y una cantidad máxima inferior de 1 EUR, el sistema permitirá contabilizar facturas entre 999 y 1.002 EUR. Sin esta configuración, incluso una diferencia de un solo céntimo podría bloquear el proceso.
Impacto que tiene en las operaciones
El impacto de aplicar correctamente estos límites va más allá de evitar bloqueos contables. Supone un ahorro tangible en horas de trabajo, reduce la fricción entre departamentos y mejora la relación con proveedores, al evitar retrasos en pagos por cuestiones menores.
En operaciones con alto volumen de transacciones, un proceso de verificación fluido puede representar miles de euros ahorrados en costes administrativos. Además, permite que el personal de finanzas y compras concentre sus esfuerzos en resolver discrepancias realmente significativas, en lugar de perseguir decimales.
La tolerancia también aporta trazabilidad: aunque el sistema autorice la contabilización automática dentro de los límites, queda registro de todas las variaciones, lo que permite auditorías posteriores y asegura el cumplimiento de políticas internas y normativas externas.
Ventajas y desafíos de fijar tolerancias dentro de SAP MM
La ventaja más evidente es la agilidad. Los flujos de aprobación se reducen, la contabilización es más rápida y el sistema actúa como primer filtro de control. También hay un componente estratégico: alinear la tolerancia con la política de compras y pagos puede fortalecer la relación con proveedores, transmitiendo que la empresa es eficiente y confiable.
Sin embargo, la configuración de tolerancias también presenta desafíos. Si se establecen márgenes demasiado amplios, existe el riesgo de pasar por alto errores relevantes o sobrecostes acumulados. Por el contrario, márgenes demasiado estrictos pueden provocar bloqueos constantes, anulando el beneficio de la automatización.
Superar estos retos implica un análisis cuidadoso del histórico de facturación, la variabilidad de precios y la naturaleza de los bienes o servicios adquiridos. En algunos casos, conviene aplicar diferentes tolerancias según categorías de material o grupos de proveedores, equilibrando control y flexibilidad.
