Cómo dominar la asignación de recursos en proyectos

¿Te ha pasado que tienes un equipo lleno de talento, buenas herramientas, y aún así tus proyectos no avanzan como esperas? Que todo parece estar en marcha… pero los resultados no llegan. ¿Dónde está el cuello de botella?

La mayoría de las veces, el problema no es de capacidad del equipo, sino de asignación. Como líderes, muchas veces gestionamos recursos sin visibilidad clara, sin estrategia de fondo, y lo que parecía una planificación impecable se convierte en caos.

Y aunque ya hablamos en otro episodio de la asignación de profesionales en este episodio vamos a ver cómo dominar la asignación de recursos en proyectos, cómo transformar el manejo de recursos y su asignación eficiente en una ventaja estratégica real, que impacte en los resultados, en la moral del equipo y la competitividad organizativa..

Muy buenas. Bienvenidos a “Secretos de un CIO productivo”, un espacio donde transformar desafíos tecnológicos en estrategias para liderar con éxito. Soy Antonio Mejias y en cada episodio te compartiré herramientas, tácticas y experiencias para optimizar la productividad y la gestión en entornos tecnológicos. Así que, ponte cómodo que empezamos.

Pues como iba comentando, en un mundo donde los presupuestos se ajustan cada vez más, los proyectos se aceleran y los equipos trabajan híbridos o distribuidos, la eficiencia en la asignación de recursos es imprescindible. Es, por decirlo de alguna manera, la diferencia entre entregar valor o simplemente “cumplir”.

Una mala asignación no solo afecta el cronograma; desgasta al equipo, incrementa los costes y erosiona la confianza. Como CIOs, Jefes de proyecto o líderes, lo que está en juego no es solo el éxito de un proyecto, sino la capacidad de liderar con inteligencia operativa.

Errores comunes en la asignación y cómo evitarlos

Existen una serie de errores comunes que siempre se cometen en la asignación.

Asignar por disponibilidad, no por valor.: Esto es como poner al mejor delantero de tu equipo… en la portería, solo porque está libre lo poneas ahí. El resultado está claro: frustración, desperdicio de talento y bajo impacto. ¿Cómo puedes evitarlo?, evalúa el valor estratégico de cada tarea y alínea los perfiles según impacto, no solo por “quién está libre”. Esto, a veces es muy complicado porque tienes que adelantarte a los futuros proyectos, pero debes tener un criterio y un parámetros que te simplifiquen esta elección.
No revisar las cargas de trabajo de forma dinámica.: La planificación estática muere en el primer sprint. Muchos managers asignan y no vuelven a revisar hasta que el proyecto colapsa. Es un grave error. Para evitarlo, puedes usar dashboards con visibilidad en tiempo real (como Jira, ClickUp o Monday). La asignación es un proceso vivo, no un checkbox. (En otro momeno hablaremos de las actualizaciones en las herramientas y de la responsabilidad individual de cada profesional.)
Ignorar las soft skills y el contexto humano: Sí, una persona puede tener la competencia técnica… pero ¿está en su mejor momento? ¿Tiene otros proyectos críticos? ¿Cómo se relaciona con el equipo?, todos estos aspectos también influyen en la asignación. Lo más apropiado, es incluir criterios cualitativos en tus decisiones de asignación. A veces, el mejor técnico no es la mejor opción para una fase crítica de colaboración.

Ejemplos que han funcionado

HubSpot y su asignación rotativa en proyectos internos: Cuando notaron que ciertos equipos estaban sobrecargados, implementaron un sistema rotativo trimestral donde los equipos compartían especialistas según prioridades estratégicas. De esta manera redujeron el burnout en un 30% y aceleraron entregas clave.
Gobierno digital de Estonia: Durante la implementación de su sistema de identidad electrónica, priorizaron perfiles con experiencia transversal (tecnología y derecho). Una asignación milimétrica que evitó fallos legales y aceleró el despliegue. El secreto está en entender las dependencias del sistema, no solo los recursos disponibles.
Escalado de equipos en Shopify: Al crecer su plataforma global, optaron por un modelo de «pods» ágiles con autonomía para reconfigurar recursos. Cada pod tenía visibilidad sobre talentos internos y podía pedir cambios cada 2 semanas. Eso permitió una asignación hiperágil, reduciendo tiempos de entrega en un 40%.

Estos son unos ejemplos en el que puedes ver que tener una asignación de profesionales viva y ágil puede aportar muchos beneficios a tu organización.

Plan estratégico

Todo esto está muy bien pero, ¿y de lo mio que?, cómo puedes implantar en tu organización este nivel de asignación?. Para ello podemos hablar de este plan estratégico.

Haz un diagnóstico realista: Antes de mover una ficha, revisa con tu equipo qué está funcionando y qué no. ¿Hay sobrecarga oculta? ¿Tareas repetidas? ¿Duplicación de roles? ¿Falta de comunicación y visibilidad?
Define roles y prioridades: No todos los proyectos tienen el mismo peso. Prioriza en función de impacto y alínea roles estratégicamente. Un backlog sin contexto es solo una lista de tareas.
Usa tecnología con intención: No se trata de tener muchas herramientas, sino de usarlas bien. Establece flujos claros con herramientas como Asana, Wrike o Clickup. Incluye criterios de carga, skills y disponibilidad futura.
Establece revisiones quincenales: Haz retros de asignación y pregunta: ¿Quién está saturado? ¿Quién podría aportar más en otra área? ¿Qué tareas podrían eliminarse o automatizarse? ¿Qué mejoras ágiles se pueden implementar?…
Fomenta una cultura de visibilidad y colaboración: Cuando el equipo entiende el porqué de una asignación, la respalda. Comunica, escucha y adapta. Una asignación transparente es una asignación aceptada.

Por cerrar el episodio sin que te sientas frustrado por no conseguirlo, hay que reconocer que es muy complicada la asignación. Existen muchas variables y variantes que no se pueden controlar por más que lo trabajes y lo estudies, eso si, si vas poco a poco trabajando en esta asignación, consiguiendo que sea ágil e independiente, y que todos los profesionales consigan trabajar de manera cohesionada en un entorno multidisciplinar y multiproyectos habrás cumplido un objetivo muy importante.

Y hasta aqui el episodio de hoy.

Antes de cerrar recuerda: Un buen líder no busca que todos estén ocupados, sino que cada persona aporte su máximo valor en el momento exacto.

Puedes dejarme tus comentarios y sugerencias por correo, en cioproductivo arroba gmail o en tu plataforma de podcasts favorita.

No olvides visitar la web (https://cyfuss.com) o suscribirte para no perderte ningún episodio del podcast y darle like si te ha gustado y si no, envíame tus sugerencias.

Muchas gracias por estar ahí.

Saludos y hasta la próxima.