¿Te has sentido alguna vez abrumado por la cantidad de tareas en tu lista, como si estuvieras constantemente ocupado pero sin avanzar realmente hacia tus objetivos principales? Imagínate que puedes concentrarte solo en el 20% de tus actividades y, aún así, conseguir el 80% de los resultados. Te gustaría, ¿verdad?
Con frecuencia, los managers y CIOs se enfrentan al desafío de gestionar agendas saturadas de tareas operativas y reuniones interminables, a costa de descuidar las iniciativas estratégicas que marcan la diferencia para su organización.
En este episodio vamos a hablar sobre cómo aplicar la regla del 80-20 o regla de Pareto, para que puedas convertirte en un crack de la gestión del tiempo y alcances un nuevo nivel de productividad. Además te permitirá concentrar tus esfuerzos en el veinte por ciento de acciones que generan el ochenta por ciento del impacto, transformando tu enfoque y multiplicando tus resultados sin añadir horas a tu jornada.
Muy buenas. Bienvenidos a “Secretos de un CIO productivo”, un espacio donde transformar desafíos tecnológicos en estrategias para liderar con éxito. Soy Antonio Mejias y en cada episodio te compartiré herramientas, tácticas y experiencias para optimizar la productividad y la gestión en entornos tecnológicos. Así que, ponte cómodo que empezamos.
Cómo aplicar la regla del 80-20
Pues cómo iba comentando, la regla de Pareto, también conocida como la regla del 80/20 por ciento, fue introducida por el economista Vilfredo Pareto a finales del siglo XIX cuando notó que el ochenta por ciento de la tierra en Italia estaba en manos del 20% de la población. Con el tiempo, este principio se ha validado en ámbitos tan diversos como ventas, calidad de software, resolución de incidentes y gestión del cambio. En product management, por ejemplo, es habitual que el 20% de las funcionalidades sea responsable del 20% del uso activo por parte de los usuarios.
Imagina tu jornada laboral como un robusto ecosistema de manzanos: algunos árboles producen manzanas jugosas y abundantes, mientras otros apenas dan fruto. Si dedicas el mismo tiempo a todos, tu rendimiento se prolonga sin mejorar. Pero, ¿y si identificas los árboles más fértiles y les concentras tus esfuerzos? Esa es la esencia de Pareto aplicada a tu día a día.
Para aterrizar esta filosofía en tu rutina, propongo cinco pasos estructurados:
- Inventario y medición consciente
- Comienza registrando tus actividades durante al menos dos semanas. Existen herramientas—desde simples hojas de cálculo hasta plataformas de time tracking como Toggl o RescueTime—que facilitan recolectar datos de manera automática. El objetivo es obtener evidencia objetiva de en qué y cuánto tiempo inviertes.
- Identificación del núcleo de valor
- Analiza los datos para detectar qué actividades aportan el mayor valor estratégico. ¿Es la revisión de arquitectura, la aprobación de propuestas clave, la mentoría de talentos o la definición de la roadmap? Selecciona el veinte por ciento de tareas que generan tu ochenta por ciento de impacto.
- Creación de escudos contra distracciones
- Las interrupciones son el enemigo número uno de la productividad profunda. Reuniones urgentes sin agenda clara, correos de baja prioridad y notificaciones constantes son vampiros de tiempo. Establece bloques de “Deep Work” en tu calendario, comunica horarios de concentración a tu equipo y configura filtros de correo y herramientas de mensajería para silenciar ruido.
- Objetivos SMART y reajustes periódicos
- Traducir el principio de Pareto en objetivos específicos requiere formular metas SMART (específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con tiempo definido). Por ejemplo: “Reducir un treinta por ciento el tiempo de aprobación de cambios en el sistema principal durante el próximo trimestre”. Revisa estos objetivos semanalmente, ajusta prioridades y refina el inventario de actividades conforme evolucionan las necesidades del negocio para mejorar la productividad IT
- Delegación y automatización inteligente
- El liderazgo eficaz no lo hace todo uno mismo. Identifica actividades de bajo valor añadido y delega en miembros de tu equipo con la capacitación adecuada. Aprovecha la Inteligencia Artificial y la automatización de procesos (RPA, scripts Python, bots de Slack) para eliminar tareas repetitivas y liberar foco hacia decisiones estratégicas.
No basta con registrar el tiempo; necesitas métricas que te orienten. Algunos de los KPI que se suelen recomendar de manera genérica son:
- Tasa de finalización de tareas prioritarias: porcentaje de objetivos semanales cerrados.
- Tiempo medio de respuesta a incidentes: indicador de eficiencia operativa.
- Horas de trabajo en modo concentración: registro de bloques sin interrupciones.
- Porcentaje de tareas delegadas: indicador de delegación efectiva.
Herramientas como Jira, Asana o Monday pueden integrar estos indicadores y mostrar dashboards en tiempo real. Esta visibilidad promueve la transparencia y facilita conversaciones de mejora contínua.
Esto me lleva a recordar uno de los proyectos más retadores en los que participé, mi equipo dedicaba el 65% de sus horas a reuniones de coordinación externas, dejando solo un 35% para desarrollo y resolución de incidentes. Tras aplicar la regla de Pareto, reasignamos roles de facilitación, fijamos reuniones semanales de no más de cuarenta y cinco minutos y creamos canales asíncronos para actualización de estado. En justo un mes, el tiempo de codificación efectiva aumentó un 50% y los despliegues ganaron en calidad, con un 30% menos de bugs en entornos de producción.
En cualquier proceso de transformación, la resistencia al cambio es habitual, ya que parte del equipo puede percibir una pérdida de control sobre sus tareas diarias. Para contrarrestar esta sensación, resulta fundamental mantener una comunicación abierta: comparte datos claros, explica los beneficios que se derivarán y celebra las primeras victorias para generar confianza. Otro obstáculo frecuente es la falta de datos fiables, pues sin un registro riguroso resulta imposible establecer prioridades sólidas. La inversión en herramientas de seguimiento y la capacitación del equipo en su uso son pasos esenciales para garantizar información precisa. Asimismo, una delegación inadecuada puede generar frustración cuando las personas no cuentan con el apoyo necesario. Por ello, es recomendable definir protocolos de revisión y establecer canales de feedback puntual. En definitiva, la clave para superar estos retos radica en iterar con ciclos cortos: implementa cambios, mide sus resultados y ajusta el rumbo de manera constante.
La filosofía OKR (Objectives and Key Results) complementa a Pareto al traducir el foco individual en objetivos colectivos. Cuando definimos OKRs con un conjunto limitado de resultados clave, estamos implementando Pareto: seleccionamos el 20% de resultados que moverán el 80% del progreso de la organización. Integrar ambos marcos potencia la agilidad y el alineamiento estratégico.
Hasta aquí el episodio de hoy. Como has podido comprobar, la regla de Pareto cuando se apoya en métricas sólidas, herramientas adecuadas y una cultura orientada a resultados, se convierte en un motor de productividad para CIOs y managers.
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