En este episodio vamos a hablar de cómo aplicar la metodología GTD en tu dia a dia para mejorar la productividad personal y algunos consejos prácticos sobre cómo aplicar la metodología GTD (Getting Things Done).
Cómo aplicar la metodología GTD (Getting Things Done)
Pues cómo iba comentando, existen varias metodologías y técnicas para optimizar la productividad, Pomodoro, time blocking,… en esta ocasión vamos a hablar de la metología GTD, Getting Things Done, en inglés, pero vamos a ver qué es.
La metodología GTD, desarrollada por David Allen, se centra en ayudar a las personas a manejar sus tareas y proyectos de manera más efectiva siguiendo estos cinco pasos:
El primer paso es capturar todas las ideas y tareas que tengas que hacer. Esto significa registrarlas en algún soporte para no tener que recordarlas en todo momento. Para esto, te sirve desde un papel y lápiz a cualquier aplicación de tareas o notas que puedas tener en tu dispositivo preferido. Lo importante es registrarlas para tratarlas en otro momento.
El segundo y tercer paso es procesar y organizar la información. Esto implica analizar cada tarea que está registrada y clasificarla. Algunos puntos a analizar es el tiempo que estimas que necesitas para cerrar la tarea, la prioridad o la complejidad. Una de las recomendaciones es si requieres menos de 2 minutos en cerrarla, directamente hazla y no la proceses. Otro tema es analizar si es muy compleja. Si es así, divídela en tareas más pequeñas y que resulte más fácil de tratar. Es importante detectar aquellas tareas que puedas delegar. Estas son algunas preguntas que puedes hacer a la hora de procesar las tareas.
El cuarto paso es la revisión. Esta metodología no se basa únicamente en registrar y almacenar, se basa en cerrar todas las tareas registradas, por lo tanto, conviene ir revisando todas las tareas registradas para irlas realizando y cerrando. No tiene sentido mantener tareas en el limbo de las cosas a hacer y no hacerlas nunca.
El último paso es, propiamente, hacer las tareas. Una vez que está todo bien organizado, priorizado y categorizado, ya puedes empezar a trabajar y cerrar tareas con los parámetros definidos.
Cómo puedes ver, esta metodología es muy básica y muy simple. La complejidad viene en el mantenimiento. En la rutina a seguir para registrar todas las cosas que tienes que hacer a lo largo del dia. Por eso, te pueden venir bien estos consejos prácticos para implementar GTD en tu vida diaria.
Ya que para implementar la técnica GTD se requiere consistencia y disciplina. Es vital establecer rutinas diarias para revisar y actualizar tus listas de tareas. Puedes hacerlo por la mañana para planificar tu día o por la noche para prepararte para el día siguiente. Como prefieras.
Es importante revisar periódicamente tus proyectos y metas a largo plazo para asegurarte de que estás en el camino correcto para alcanzarlos. La revisión regular te ayuda a mantenerte enfocado y a ajustar tu dirección según sea necesario.
Yo, por ejemplo, suelo hacerlo a primera hora todas las mañanas. Lo primero que hago cuando estoy delante del ordenador es clasificar las tareas, ampliar las descripciones para entender qué necesito hacer y etiqueto todas las tareas para acotarlas dentro del ámbito personal o laboral. Las que tienen una fecha de entrega se lo pongo y empiezo a trabajar según las prioridades marcadas y fechas de entrega comprometidas. Así, hasta el dia siguiente que habrán aparecido nuevas tareas y otras las habré cerrado.
Yo recomiendo usar herramientas digitales para optimizar este flujo. En mi caso, uso varios canales de entrada de tareas. Siri o Alexa para registrar las tareas, y rara vez el papel. Estos canales están todos centralizados en Todoist, y es allí donde empieza mi GTD. Yo uso esto por la integración con otras herramientas aunque te puede servir cualquier otra aplicación de gestión de tareas.
En resumen, la metodología GTD es una herramienta poderosa para gestionar el flujo constante de tareas en nuestras vidas. Al implementarla de manera constante y enfocada, puedes mejorar significativamente tu productividad, reducir el estrés y alcanzar tus metas de manera más efectiva. Así que no esperes más, ¡aplica GTD desde ahora y verás cómo te cambia la vida!